Telecomkosten: wat kan je fiscaal inbrengen?

Uiteraard zijn er voorwaarden verbonden aan het inbrengen van kosten. Zo mogen ze enkel gemaakt zijn om inkomsten te verwerven voor je zaak, privékosten zijn dus uitgesloten. Gemengde kosten voor spullen of diensten die je zowel zakelijk als privé gebruikt, komen enkel in aanmerking voor het beroepsgedeelte.

Je moet de kosten ook altijd kunnen bewijzen met een factuur of een rekening. Daarop moet altijd de datum van aankoop staan, dat is belangrijk omdat de uitgave gebeurd moet zijn in het jaar waarin je de inkomsten hebt verworven.

Zijn telecomkosten zakelijk, privé of allebei?

Soms is dat verschil tussen private en zakelijke uitgaven niet zo eenvoudig te maken. Je smartphone gebruik je waarschijnlijk zowel voor het bedrijf als privé. Dan is het van belang onder welk statuut je werkt: onder een vennootschap (een bvba bijvoorbeeld) of als zelfstandige in een eenmanszaak.

Als zelfstandige kan je bijvoorbeeld je telefoonkosten slechts inbrengen à rato van het professioneel gebruik. Gebruik je je smartphone dus voor 75% voor je zaak, dan zijn de kosten ook 75% aftrekbaar. De belastingcontroleur mag je daarom vragen om dat percentage te bewijzen. Dat kan bijvoorbeeld via de nummers die je gebeld hebt en die je op de factuur terugvindt.

Voor vennootschappen ligt het anders. Zij mogen hun kosten voor de volle honderd procent inbrengen, ongeacht het privégebruik. De zaakvoerder zal voor de privégesprekken dan wel belast worden op een zogenaamd voordeel alle aard. In de praktijk wordt daarvoor vaak een forfait gebruikt.

Kantoorsoftware: 100% aftrekbaar

Voor andere soorten kosten is de situatie eenvoudiger. Een website maak je altijd om je zaak te promoten niet om jezelf in het zonnetje te zetten. Die kost mag je dus volledig aftrekken, of je nu onder vennootschap werkt of niet. Dat geldt bijvoorbeeld ook als je kantoorsoftware aankoopt of een abonnement neemt op een boekhoudpakket in de cloud.

Nieuwe pc afschrijven

Sommige uitgaven zijn geen kosten, maar investeringen. Een nieuwe computer bijvoorbeeld, of netwerkapparatuur. Voor dat soort grote investeringen die lang meegaan en die technisch of economisch verouderen, moet je over verschillende jaren een bepaalde kost inbrengen. Dat principe heet ‘afschrijven’. Hoeveel je mag afschrijven, hangt af van hoe lang je het goed gebruikt en hoeveel restwaarde het op het einde nog heeft. Een pc van € 1.100 euro bijvoorbeeld mag je op drie jaar afschrijven. Als hij dan nog € 200 restwaarde heeft, kan je 900/3 of € 300 per jaar afschrijven.

Goedkope tablet of dure iPad?

Nog goed om te weten: de fiscus mag geen oordeel vellen over de waarde van de investering. Stel dat je voor je werk een tablet nodig hebt. Je mag daarvoor een exemplaar kopen van € 129, maar evengoed een iPad van € 1.299. Of dat laatste absoluut nodig is, is uiteraard een andere zaak.