Stad Damme vergroot bereikbaarheid met Teams

De stad Damme en haar de vijf deelgemeenten tellen samen ongeveer 11.000 inwoners. Al in 2017 nam de communicatiedienst van Damme Microsoft Teams in gebruik. De toepassing was immers beschikbaar via Office 365.

Telefonische bereikbaarheid blijft essentieel voor onze dienstverlening aan burgers en bedrijven.

Pieter Eerebout, ICT- en GIS-coördinator bij Stad Damme

Microsoft Teams als centrale hub

“De communicatiedienst had al ervaring met SharePoint, waardoor de stap naar Teams makkelijk gezet was”, zegt Pieter. “Vooral de chatfunctie raakte snel ingeburgerd.” Het gebruik van Teams breidde zich daarna stap voor stap uit naar de andere stadsdiensten.

Tijdens de pandemie groeide vergaderen via Teams uit tot de standaard. “Heel wat administratieve medewerkers waren al vertrouwd met Teams toen ze in de coronatijd op thuiswerk moesten overstappen”, legt Pieter uit. Vandaag is Teams de centrale hub voor communicatie en samenwerking tussen collega’s.

Microsoft Teams is toekomstgericht

Intussen heeft de Stad Damme ook haar telefonie in Teams geïntegreerd, niet alleen binnen maar ook buiten de eigen organisatie.

“We hadden aparte telefooncentrales voor elk van onze vijf sites. Die waren aan vervanging toe”, zegt Pieter. De Stad Damme vergeleek het aanbod van verschillende leveranciers. De Teams telefonie-oplossing van Proximus kwam daarbij als meest toekomstgerichte oplossing uit de bus.

“Proximus raadde ons aan om niet louter vanuit onze huidige behoeften te vertrekken, maar om vijf jaar vooruit te kijken”, zegt Pieter.

Volwaardige telefonie-oplossing

Proximus bereidde de implementatie voor met zijn Teams Readiness Track: een doorlichting die de bestaande omgeving in kaart brengt en vervolgens de behoeften van de business en de juiste technologische toepassingen op elkaar afstemt.

Uit die oefening kwam Teams naar voren als een technologisch moderne oplossing voor telefonie, die in de komende jaren nog heel wat uitbreidingsmogelijkheden zal bieden.

“Een groot voordeel was dat onze medewerkers bekend waren met de omgeving”, zegt Pieter. Vandaag zijn er 80 administratieve medewerkers die Teams als volwaardige telefonie-oplossing gebruiken.

Altijd bereikbaar op 1 nummer

Teams-telefonie biedt de medewerkers van de Stad Damme heel wat nieuwe mogelijkheden.

“De klassieke, vaste telefoon is verdwenen”, zegt Pieter. In de plaats kwamen headsets. Telefoneren gebeurt via software op de desktop, laptop of smartphone.

“Het grote voordeel is dat je via Teams altijd op één nummer bereikbaar bent, onafhankelijk van het toestel waarmee je op dat moment werkt of van de locatie waar je je bevindt. Al wat je nodig hebt, is een vaste of mobiele internetverbinding.”

Pieter Eerebout, ICT- en GIS-coördinator bij Stad Damme

100% controle over inkomende oproepen

Met Teams kan u inkomende oproepen op een eenvoudige manier beheren. “Je bepaalt zelf wat er gebeurt met een oproep die je niet aanneemt. Je kan de oproep doorsturen naar voicemail, naar een collega, een belgroep, een wachtrij, enzovoort.”

Dat zorgt ervoor dat er ook geen oproepen verloren gaan. Je bereikbaarheid beheer je als medewerker bovendien zelf, via je presencestatus.”

Efficiënte en flexibele dienstverlening

“Telefonische bereikbaarheid is voor een lokaal bestuur heel belangrijk”, zegt Pieter. “Dat blijft essentieel voor de dienstverlening aan burgers en bedrijven.”

Via Teams kan de Stad Damme de inkomende oproepen efficiënter behandelen. “Doorschakelen naar een thuiswerker, bijvoorbeeld, is in Teams geen enkel probleem. Je kan ook makkelijk extra deelnemers aan een gesprek toevoegen.”

Vlotte implementatie en opleiding door Proximus

“Dankzij de opleiding en documentatie van Proximus kunnen we veel zelf doen, zoals dynamische keuzemenu’s of noodnummers aanmaken. Via text-to-speech kunnen we het systeem zelfs geschreven boodschappen laten voorlezen.”

Intussen blijft Microsoft Teams snel evolueren. “Via ons partnerschap met Proximus hebben we snel toegang tot die nieuwe mogelijkheden”, aldus nog Pieter. “We bekijken nu onder andere hoe we ook onze vergaderzalen van Teams clients kunnen voorzien.”