10 tips die je kostbare tijd besparen als ondernemer

1. Investeer in administratie

Administratie is zowat de achilleshiel van elke starter. Want wat je niet graag doet, doe je slechter. Gelukkig kan je een hele hoop tijdverslindende administratie uitbesteden. Ook kleine bedrijfjes vinden online erg interessante pakketten om hun administratieve opvolging veel sneller en efficiënter te doen verlopen. Elke investering krijg je bovendien meer dan terug, in tijd, maar ook in rendement.

2. Schrijf standaardbrieven, gebruik templates

Een zakelijke brief opstellen kost tijd. Een contract uitdenken, nog meer. Zeker als je van nature geen jurist of schrijver bent. In veel gevallen moet je rekening houden met verplicht te vermelden clausules of juridische consequenties. Om tijd te besparen kan je correspondentie zoveel mogelijk standaardiseren, zodat je telkens op dezelfde, weldoordachte basistekst kan terugvallen. Deze standaardbrieven kan je vóór hun eerste gebruik laten nalezen door een bevoegde professional.

3. Registreer je domeinnaam

DNS (Domain Name System) is de officiële instantie die je domeinnaam in België kan registreren. Let wel, de organisatie werkt uitsluitend via geregistreerde agenten. In de praktijk zijn dat webhosting firma's die de registratie van een domeinnaam als onderdeel zien van een ruimere dienstverlening. Op dns.be krijg je antwoorden op heel wat vragen over het verloop van de registratieprocedure.

4. Stel een financieel plan op

Het financieel plan, als onderdeel van het ondernemingsplan, vraagt veel tijd en energie. Maar als je het een beetje goed doet, bespaar je later veel werk. Via het ondernemingsplan kan je nagaan of je project haalbaar is. Dat bespaart je omwegen in de startfase, maar kan ook later in het bestaan van je zaak van pas komen. Als je een NV (naamloze vennootschap), BV (Besloten vennootschap) of CV (coöperatieve vennootschap) opricht, is het opstellen van een financieel plan meer dan een aanrader, het wordt een verplichting.

5. Internetbezoek

Bewaar adressen van interessante websites onder ‘favorieten’. Klasseer ze overzichtelijk en geef ze een herkenbare titel. Zo moet je niet telkens opnieuw via zoekrobots passeren, waar de kans groot is dat je verdrinkt in een overvloed aan resultaten. Zie je in tijdschriften, kranten of folders een interessante weblink, voeg die dan consequent toe aan je favorieten.

6. Behandel klachten meteen

Uit klachten kan je leren. Ze vallen zelden of nooit zomaar uit de lucht en wijzen meestal op een zwakke plek in je organisatie. Klagers zijn dus geen blok aan je been, geen nagel aan je doodskist en zeker geen luis in je warme pels, maar een gouden kans. Want als je de klacht goed afhandelt, maak je een klant voor het leven. Dat levert je onmisbare mond-tot-mond reclame op. Hou goed in het achterhoofd dat niets perfect is – en zeker geen bedrijf.

Er zijn dus altijd opmerkingen mogelijk. Volgens statistisch onderzoek kan je trouwens 10 keer makkelijker een ontevreden klant heroveren dan een nieuwe klant binnenhalen. Blijf rustig, rationeel en probeer aandachtig te peilen naar wat de klant wil. Met een beetje geduld, kom je meestal wel tot oplossingen die voor beide partijen werken.

7. Onderzoek de markt

Online vind je makkelijk aangepaste enquête software waarmee je zelf eenvoudige onderzoeken kan opzetten en de resultaten automatisch verwerken. Wil je meer respons? Dan kan je een schriftelijke brief mailing versturen of oproep formulieren in je zaak uitdelen, met een link naar je online enquête. Het is een interessante, maar erg tijdrovende manier om de markt te onderzoeken, die je alleen kan inzetten voor ‘basic’ vraagstukken. Voor een diepgaande studie ga je best met een professional in zee.

8. Leer onderhandelen

Tenzij je geboren bent met het charisma van een blonde president, kan je onderhandelingen maar beter voorbereiden. Bepaal op voorhand wat je precies uit de brand wil slepen. Je kan de lat ook bewust een stukje verder leggen dan waar je wil landen. Besef dat onderhandelen een proces is dat zich stap voor stap ontwikkelt, probeer het niet te bruuskeren. En wat ook nooit goed werkt zijn heftige emoties, je kan je zakelijke hoofd maar beter koel houden.

Als de onderhandeling te lang rond hetzelfde punt blijft dobberen, kan je je tactiek veranderen of verscherpen. Laat nooit te sterk blijken hoe hard je iets wil, dat verzwakt je positie. En als je voelt dat een onderhandeling oeverloos begint weg te drijven, dat je tegenpartij onvermurwbaar is of dat jullie belangen gewoon te ver uit elkaar liggen, verlies dan geen tijd meer aan verdere onderhandelingen, maar beëindig ze correct, in schoonheid.

9. Maak reclame

Al eens gedacht aan een reclamecampagne via e-mail? De kunst bestaat erin om een aantrekkelijke boodschap te brengen, verpakt in een leuk filmpje of een animatie… Bingo als de ontvanger jouw boodschap enthousiast doorstuurt. Zo verspreid je campagne zich snel en gratis als een aanstekelijk virus. Het is wel belangrijk dat je boodschap voldoende aantrekkelijk wordt. Maar het is minstens even cruciaal om vooraf zoveel mogelijk e-mailadressen van (potentiële) klanten te verzamelen, met toestemming om hen boodschappen te sturen. Als je dat niet doet, rollen je mails ongevraagd binnen en wek je meer irritatie dan waardering op.

10. Vraag subsidies aan

Heel wat initiatieven komen in aanmerking voor subsidies. Het zou zonde zijn die te missen. Jezelf een weg banen door de jungle van mogelijkheden, premies en compensaties is erg tijdrovend. Kweek daarom de reflex om voor elk belangrijk initiatief advies in te winnen bij iemand met kennis van zaken. Je kan er heel wat geld mee verdienen, zonder echt veel tijd te moeten investeren.

Veel succes met deze tijdbesparende tips!

Bron: UNIZO
Starterslijn (gratis) 02 21 22 677