Een planning opmaken voor de verhuizing van je bedrijf

Stap 1: Je planning enkele maanden voor de verhuis

De eerste stap bij het opstellen van een tijdlijn is duidelijke afspraken maken met de eigenaar of beheerder van het nieuwe pand. Als je als zelfstandige van thuis werkt, zal de administratieve rompslomp er heel anders uitzien dan wanneer je een pand koopt of huurt om je zaak in onder te brengen.

Hoe dan ook moet je heel duidelijk weten wanneer je de sleutels krijgt, wanneer de nodige voorzieningen zoals water, elektriciteit en internet in orde zijn of bepaalde werken uitgevoerd zijn en wanneer je effectief in het pand kan intrekken. Huur je momenteel nog een pand? Vergeet dan zeker je huurovereenkomst niet tijdig op te zeggen via een aangetekende brief. Het zou zonde zijn om te lang voor 2 bedrijfslocaties te betalen.

Breng vervolgens je klanten, leveranciers, distributienetwerk en zakenpartners op de hoogte van de verhuis van je bedrijf. Zo weten zij wanneer ze waar moeten zijn. Ga er niet vanuit dat al je klanten je communicatie op een bepaald kanaal gezien hebben, maar communiceer via verschillende kanalen. Gebruik je website, nieuwbrief, handteking in je mail, social media of hang een affiche aan je bedrijfsgebouw.

Stap 2: Je planning enkele weken voor de verhuis

Licht je eventuele medewerkers tijdig in. Zo kunnen zij zich ruim op tijd voorbereiden, hun materiaal sorteren en opruimen en ook hun nieuwe woon-werkroute uitstippelen. Als je de verhuis helemaal zelf gaat regelen en uitvoeren, stel dan een duidelijke taakverdeling op. Bepaal wat er allemaal mee moet naar de nieuwe locatie en breng in kaart hoeveel dozen en dergelijke je nodig zal hebben. Huur vervolgens een vrachtwagen of camionette voor de datum van de verhuis. Vraag indien nodig ook een parkeerverbod aan bij je oude en/of nieuwe locatie.

Spreek af wie wat gaat inpakken en demonteren en wat tegen wanneer klaar moet zijn. Denk daarbij goed na over de materialen die je nog nodig gaat hebben voor de effectieve verhuisdag. Stel eventueel een verantwoordelijke aan per onderdeel van je bedrijf, zo kan iemand de boekhouding voor zijn rekening nemen en iemand anders het magazijn. Maak eventueel ook een afspraak met je ICT-beheerder zodat je ICT-infrastructuur zo snel mogelijk na de verhuis weer in orde is. Zorg ook steeds voor een back-up van al je belangrijke data!

Protip: maak foto’s en werk met kleurcodes

Een goede tip: maak foto’s van je bureau’s, kasten, kabels en opstellingen. Als je bij het uitpakken dan even niet meer weet wat waar thuishoort, kan je gaan spieken op je foto’s van de oude opstelling. Stop spullen die bij elkaar horen samen in een doos en label die vervolgens duidelijk.

Je kan ook met kleurcodes werken, bijvoorbeeld een blauwe sticker voor dozen met het archief, groene sticker voor dozen met marketingmateriaal, geel voor bureaumateriaal, rood voor dozen uit het magazijn etc. Stel dan een grondplan op van de nieuwe locatie en verdeel die in gekleurde zones op basis van de stickers. Zo weet iedereen tijdens de verhuis wat waar moet komen.

Stap 3: Tijdens de verhuis

Stel één iemand aan die de algemene coördinatie doet en de taken op de dag zelf verdeelt. Duid op de nieuwe locatie ook de kleurcodes van je plan aan en laad de vrachtwagen of camionette in volgens de gekleurde zones. Op die manier lopen je medewerkers of helpers elkaar niet voor de voeten. Voorzie eten en drinken voor je helpers en hou de sfeer erin.

Stap 4: Na de verhuis

Pak zo snel mogelijk de spullen uit die je meteen nodig hebt voor de werking van je bedrijf. Spreek ook duidelijk af wie welke dozen gaat uitpakken. Het is ideaal als de persoon die de dozen ingepakt heeft, ze ook weer kan uitpakken. Zo komt alles snel op de juiste plek terecht.

Controleer of je het adres van je bedrijf bij alle instanties correct gewijzigd is: gemeente, overheid, fiscus, bank, leveranciers, elektriciteit, gas, water, telefoon, internet en eventuele abonnementen. Via de post kan je ook je verhuis melden zodat post die op het oude adres toekomt nog een tijd doorgestuurd wordt naar het nieuwe adres.

Tijd om te vieren

Tot slot mag je ook niet vergeten om je nieuwe bedrijfslocatie feestelijk in te wijden. Organiseer een feestje of een receptie voor je medewerkers en hun familie, klanten, partners, leveranciers en dergelijke. Je mag uiteraard trots zijn op je nieuwe locatie!

Op je nieuwe bedrijfslocatie zal je bedrijf ongetwijfeld een nieuwe fase ingaan. Zorg dat je ICT met je meegroeit en kies voor een pakket op maat van professionals, met een website die door je klanten gevonden wordt!