Découvrez comment planifier le déménagement de votre entreprise

Étape 1: la planification plusieurs mois avant le déménagement

La première chose à faire lorsque vous préparez le déménagement de votre entreprise est bien entendu de prendre contact avec le propriétaire ou le gestionnaire de vos nouveaux locaux. Si vous êtes indépendant et que vous travaillez à domicile, le travail administratif sera très différent de l'achat ou de la location de locaux pour accueillir votre entreprise.

Dans tous les cas, vous devez savoir très clairement quand vous recevrez les clés, quand les éventuels travaux seront terminés et quand vos nouveaux locaux seront fournis en électricité, eau et connectés à Internet. Vous êtes actuellement locataire ? Alors n’oubliez pas de remettre un préavis de résiliation de votre bail en temps voulu.

Ensuite, informez vos clients, vos fournisseurs, votre réseau de distribution et vos partenaires commerciaux du déménagement de votre entreprise. Ne partez pas du principe que tous vos clients ont vu votre communication sur un seul canal, mais communiquez sur différents canaux. Utilisez votre site web, votre newsletter, vos réseaux sociaux ou même du courrier si nécessaire pour mettre tout le monde au courant. Vous pouvez également accrochez une affiche annonçant votre déménagement sur la devanture de votre entreprise.

Étape 2: la planification du déménagement quelques semaines avant le jour J

Informez tous les employés de votre entreprise en temps utile. Cela leur permettra de se préparer bien à l'avance, de trier et de ranger leur matériel et aussi d’élaborer leur nouvel itinéraire de chez eux au bureau. Si vous organisez et réalisez vous-même le déménagement, établissez une répartition des tâches. Décidez de ce qui doit être transporté vers votre nouveau lieu de travail et déterminez le nombre de cartons dont vous aurez besoin. Ensuite, louez un camion ou une camionnette pour la date du déménagement. Si nécessaire, demandez également une interdiction de stationnement à votre ancien et/ou nouveau bureau.

Mettez-vous d’accord avec vos employés sur qui emballera et qui démontera quoi et quand. Réfléchissez bien au matériel dont vous aurez besoin le jour du déménagement. Si nécessaire, désignez une personne responsable de chaque partie de votre entreprise ; par exemple, quelqu'un pourrait s'occuper de la comptabilité et une autre de l'entrepôt. Prenez rendez-vous avec votre responsable informatique et numérique afin que votre infrastructure TIC soit remise en état de marche le plus rapidement possible après le déménagement. Faites toujours une sauvegarde de toutes vos données importantes !

Conseil pratique: prenez des photos et utilisez des codes couleur

Voici un conseil précieux : prenez des photos de vos bureaux, de vos armoires et tous vos câbles et installations. Si, au moment de déballer, vous ne savez pas ce qui va où, vous pouvez regarder vos photos de l'ancien arrangement pour le reproduire à l’identique, histoire de ne pas être trop dépaysé. Mettez les objets qui vont ensemble dans une boîte et étiquetez-les clairement.

Vous pouvez également utiliser des codes couleur, par exemple un autocollant bleu pour les boîtes contenant des archives, un autocollant vert pour les boîtes contenant du matériel de marketing, un jaune pour le matériel de bureau, un rouge pour les boîtes provenant de l'entrepôt, etc. Dessinez ensuite un plan de vos nouveaux bureaux et divisez-le en zones colorées sur la base des autocollants. Ainsi, personne ne sera perdu au moment de vous installer.

Étape 3: le déménagement proprement dit

Désignez une personne chargée de la coordination générale et de la répartition des tâches le jour même. Dans vos nouvelles installations, n’oubliez pas le code couleur que vous avez mis en place en amont et chargez les camions et camionnettes en fonction de ce dernier. Ainsi, vos employés ou assistants ne se gêneront pas les uns les autres. Prévoyez de la nourriture et des boissons pour tout le monde et occupez-vous de mettre une bonne ambiance.

Étape 4: après le déménagement

Déballez le plus rapidement possible les affaires absolument nécessaires pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Prenez aussi vos dispositions pour savoir qui déballera les différents cartons. L'idéal est que la personne qui a fait les cartons puisse également les déballer. De cette façon, tout ira bien plus rapidement.

Vérifiez que vous avez bien changé l'adresse de votre entreprise auprès de toutes les autorités : commune, gouvernement, administration fiscale, banque, fournisseurs, électricité, gaz, eau, téléphone, internet et autres abonnements éventuels. Vous pouvez également signaler votre déménagement par courrier afin que le courrier arrivant à l'ancienne adresse soit transféré à la nouvelle pendant un certain temps.

Il est temps de profiter

Une fois que tout est terminé, il ne vous reste plus qu’une chose à faire : célébrer le déménagement de votre entreprise en organisant une petite fête avec tous vos collaborateurs. Vous pouvez être fier de vos nouveaux locaux alors profitez-en !

Sur votre nouveau site, votre entreprise va sans doute entrer dans une nouvelle phase. Faites en sorte que votre infrastructure informatique évolue avec vous et choisissez une formule adaptée aux professionnels, avec un site web que vos clients trouveront facilement!