Configurez votre messagerie vocale pro : nos 11 conseils

1. Configurez votre boîte vocale à l’image de votre entreprise

Votre messagerie vocale doit représenter qui vous êtes. Lors de l’enregistrement de votre message d’accueil sur votre boîte vocale, adoptez un vocabulaire et un ton qui correspond à l’image que vous souhaitez dégager. Pour y parvenir, tenez compte de votre public principal. Qui vous contacte généralement par téléphone ? Déterminez qui sont vos clients, mais aussi à quel type de personnes vous faites affaire par téléphone. Vous ne communiquerez pas de la même façon auprès de CEO qu’auprès de créateurs de startups.

Pour un répondeur convaincant et professionnel, tenez compte, en outre, de votre secteur: vous évoluez dans un domaine d’activité plutôt branché ou plutôt conservateur ? Selon votre profil, vous adopterez un ton plus décontracté, plus humoristique ou enregistrerez un message plus formel. Utilisez votre messagerie pro pour vous démarquer positivement: c’est un outil puissant pour approcher votre clientèle de façon plus humaine.

Dans tous les cas, lorsque vous configurez votre répondeur, donnez envie à votre interlocuteur de vous recontacter : soyez courtois, amical et montrez-vous engageant. Vous sentez la nervosité monter lorsque vous décrochez le combiné ? Consultez nos conseils pour des communications téléphoniques professionnelles et efficaces, vous vous sentirez plus en confiance.

2. Définissez votre objectif

Lorsque vous configurez votre répondeur téléphonique, votre objectif est, en premier lieu, d’inciter vos interlocuteurs à laisser leurs coordonnées. De leur côté, ils ont l’espoir que vous les rappeliez rapidement. Mais en pratique, quant à vous, vous pourriez avoir comme objectif de les encourager à vous contacter sur d’autres moyens de communication. Vous préférez être contacté(e) par e-mail ou par le biais du formulaire de contact sur votre site web ? Si c’est votre cas, dites-le.

Néanmoins, ne sous-estimez pas le pouvoir des communications téléphoniques. Traitez chaque appel individuel comme un « lead », c’est-à-dire comme un client potentiel ou comme une piste pour en acquérir de nouveaux. Cette approche devrait vous guider en tout temps lorsque vous prenez le combiné.

Ne manquez aucun appel et accueillez chacun de vos clients de façon professionnelle. Bizz Call Connect est une solution IP pour les petites entreprises avec les avantages du central téléphonique. Pas besoin de matériels compliqué, vous n’avez qu’à louer des téléphones IP. Outre le message d’accueil, le menu interactif et la déviation automatique d’appel, vous bénéficiez aussi d’un répondeur.

3. Plus c’est court, mieux c’est

La capacité de concentration maximale des humains est assez limitée. Le temps que les personnes ont à vous consacrer l’est tout autant. 20-25 secondes, pas plus, sont plus que suffisantes pour un accueil professionnel sur votre messagerie vocale. Préparez donc soigneusement le scénario avant de l’enregistrer, vous n’aurez plus à changer votre message une fois enregistré. Mais n’en faites pas trop, car vous devez paraître naturel et décontracté. Vous ne voudriez pas passer pour une machine, pas vrai ?

Avec 25 secondes top chrono, vous n’aurez pas le temps de recycler des formules clichés telles que « Ne quittez pas. Votre appel est important pour nous ». Mais que devrait contenir le message d’accueil de votre répondeur téléphonique? Continuez votre lecture pour découvrir les informations les plus pertinentes à ne surtout pas oublier lorsque vous configurez votre boîte pro.

4. Déclinez clairement votre identité

Que vous enregistriez le message d’accueil de la messagerie générale de votre entreprise ou la boîte vocale de votre ligne individuelle, certains principes demeurent les mêmes. Mettez-vous à la place des personnes qui vous contactent. Elles veulent, en premier lieu, savoir si elles ont composé le bon numéro. Rassurez-les : après votre formule de salutations, énoncez clairement votre nom et le nom de votre entreprise.

Oups, certains clients tombent sur la mauvaise boîte vocale ? Ou ils souhaitent parler à quelqu’un et pas à une machine ? Avec Bizz Call Connect, vous pouvez faire dévier les appels selon différents critères, programmer un annuaire pour que chacun de vos appelants puisse joindre directement la bonne personne ou programmer un message d’absence. Facile, vous gérez toutes ces fonctionnalités sur l’app Call Connect pour smartphone ou sur le portail web.

5. Offrez une alternative plus humaine aux personnes qui vous appellent

Votre message enregistré est clair, dynamique et invite à vous laisser un message. Malgré tout, certaines personnes, vous n’y pouvez rien, tiennent à tout prix à parler à une vraie personne lorsqu’ils téléphonent, plutôt que de laisser un message à une machine. Si votre clientèle est de celle-là, ajustez votre message en conséquence. Après vous être présenté(e), donnez-leur l’opportunité de contourner votre messagerie et de joindre une personne physique.

Ou évitez ces situations grâce à un système de standard téléphonique pour petites entreprises. Grâce au service de gestion des appels Bizz Call Connect, même une petite équipe peut efficacement gérer les appels clients. Un message d’attente fait patienter votre client lorsque toutes les lignes sont occupées. Outre ce message d’attente, vous avez également la possibilité de configurer un message d’accueil pour diriger les clients vers la bonne ligne.

6. Offrez une meilleure alternative à vos interlocuteurs

Avec la facilité des communications numériques, comme l’envoi de e-mails ou les messageries instantanées, telles que WhatsApp, Skype et Facebook Messenger, peut-être préférez-vous donner à vos contacts une alternative pour vous contacter. Vous pourriez essayer de diriger vos interlocuteurs vers l’envoi de mails. Cette alternative est particulièrement intéressante si vous êtes souvent sur la route ou si vous rencontrez les clients. Il est plus facile de comprendre en un coup d’œil l’objet d’un e-mail que de réécouter à plusieurs reprises un message vocal. De surcroît, vous aurez une trace écrite de demandes ou des réponses que vous avez déjà formulées. Finalement, vous pourriez gagner beaucoup de temps.

Vous préférez tout de même le contact direct et la facilité des appels téléphoniques ? Réfléchissez bien avant de rendre votre numéro de mobile public. Utile en cas d’urgence, votre quotidien pourrait se transformer en cauchemars si votre GSM est noyé de messages. Adepte des communications téléphoniques, il n’est pas nécessaire de révéler publiquement votre numéro de mobile. Avec le système Bizz Call Connect, vous avez un numéro général pour votre entreprise et chaque collaborateur reçoit sa ligne.

7. Laissez des instructions spécifiques, vous gagnerez du temps

Pour éviter de remplir votre boîte vocale de messages interminables ou, au contraire, de messages secs tels que : « Bonjour, c’est Pierre. Rappelez-moi. », donnez à vos appelants des instructions précises. Indiquez les éléments qu’ils doivent énoncer pour que vous retourniez efficacement leur appel. Par exemple, invitez-les à décliner :

• Leur nom,
• Leur rôle et la raison de leur appel,
• Si vous devez les rappeler et à quel moment vous pouvez le faire,
• Comment vous pouvez les contacter à votre tour.

En donnant ces pistes, vous orientez la personne qui vous appelle. Grandes sont les chances qu’ils vous donneront brièvement les informations pertinentes plutôt que de se lancer dans un monologue que vous n’écouterez (peut-être) pas et d’oublier de fournir leur numéro de téléphone. Au final, vous perdrez moins de temps à vider votre boîte vocale.

Vous souhaitez rappeler un client ? Même quand vous êtes sur la route ou lorsque vous faites du télétravail, avec Bizz Call Connect, c’est le numéro fixe de votre entreprise qui s’affiche. Votre numéro mobile demeure donc confidentiel.

8. Soyez clairs sur votre politique de retour d’appel

Précisez dans votre message votre politique de retour d’appel ou le moment où vous êtes disponible pour répondre aux appels. Si votre politique est de retourner les appels dans la journée, indiquez-le. SI vous prônez plutôt les échanges par e-mail — lorsque, par exemple, vous enchaînez les rencontres clients, indiquez-le.

9. Configurez la messagerie générale de votre entreprise

Dans le cas où vous configurez une messagerie générale, vous voudrez plutôt donner des informations utiles pour la personne qui vous contacte. Après avoir énoncé le nom de l’entreprise, donnez les heures d’ouverture. Offrez une alternative au téléphone : les clients peuvent-ils trouver réponse à leurs questions sur votre site web ou sur les réseaux sociaux ? Dans tous les cas, ne terminez pas votre message d’accueil sans remerciements.

Grâce au service de gestion des appels Bizz Call Connect, vous avez la possibilité de programmer un message pour chacun de vos collègues et un message général pour votre compagnie. En quoi cette solution est-elle flexible ? Vous payez un montant fixe par mois et par utilisateur, et vous pouvez changer le nombre d’utilisateurs quand vous voulez.

10. Testez votre message

Ça y est, votre scénario est solide et votre message est enregistré. Et maintenant ? Faites passer un test à votre boîte vocale. Mais n’attendez pas que quelqu’un vous appelle. Demandez plutôt à un(e) collègue ou un(e) membre de votre famille de vous téléphoner et demandez-lui son avis. Patience, vos efforts seront bientôt récompensés.

11. Choisissez la bonne technologie pour un accueil téléphonique professionnel

Si vous recevez un volume relativement élevé d’appels pour votre petite équipe, il serait plus intéressant de vous fier aux services d’un standard téléphonique. Des alternatives pour les petites entreprises existent, dont Bizz Call Connect, une solution de téléphonie IP dans le cloud. Ce système traite automatiquement chaque appel et vous offre différentes fonctionnalités qui ne manqueront pas d’impressionner vos clients : message d’accueil, menu interactif, transfert ou déviation d’appels sur base de critères personnalisés, boîte vocale. Ne ratez aucune opportunité.

Grâce à un tel système de gestion des appels, vous avez la possibilité de programmer un message pour chacun de vos collègues ou pour chacun des départements de votre entreprise. En quoi cette solution est-elle flexible ? Vous payez un montant fixe par mois et par utilisateur, et vous pouvez changer le nombre d’utilisateurs quand vous voulez.

Configurer une messagerie professionnelle adaptée à l’image de votre entreprise, c’est tout un art. Avec ces conseils, non seulement vous paraîtrez professionnel auprès de tous vos clients, mais vos communications téléphoniques gagneront en efficacité. Ne perdez pas de vue vos objectifs : améliorez vos communications et cultivez l’image de votre business grâce à un système professionnel de gestion des appels.

À la recherche d’une solution flexible pour votre petite entreprise ? Découvrez les avantages du système de gestion des appels Bizz Call Connect. Chaque appel est traité de façon professionnelle grâce à des menus automatisés et vous recevez un numéro général pour votre entreprise, ce qui vous évite de divulguer votre numéro de mobile. Bizz Call Connect ne nécessite pas d’équipement compliqué, vous n’avez qu’à louer des téléphones IP. Qui plus est, vous contrôlez les paramètres du système sur l’app ou sur le portail web. Ne ratez aucun appel, même lorsque vous êtes en déplacement!

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