Ecrire un email professionnel : nos 12 astuces pour faire un sans faute

Publié le 13/06/2022 dans Tech, tips & tricks

Rédiger et envoyer un email professionnel est perçu comme un exercice particulièrement délicat. Vous hésitez chaque fois devant la meilleure formule de politesse ou la façon de conclure votre email ? Votre objectif est que votre client ou partenaire le lise, mais surtout, y réponde, alors il est tout à fait normal d’y consacrer un peu de temps. Eh oui, il faut respecter certaines règles en quand on envoie un mail. Pas de panique, nous vous expliquons tout ci-dessous.

Ecrire un email professionnel : nos 12 astuces pour faire un sans faute

Pour écrire de meilleurs emails, accordez une attention particulière à la structure de votre message. Suivez nos 12 étapes pour un sans-faute professionnel !

Créez votre adresse professionnelle

Portez une attention particulière au premier élément que votre destinataire voit : votre nom et votre adresse email. Les surnoms sont évidemment hors de question, mais évitez également les caractères comme les chiffres, les points, les tirets.

Utilisez un service de messagerie professionnel : votre adresse doit refléter clairement qui vous êtes et témoigner du professionnalisme de votre business. Que vous écriviez pour obtenir un rendez-vous ou pour envoyer un devis à un client, votre correspondant doit savoir au premier coup d’œil de qui provient le message. N’oubliez pas quand vous êtes dans un cadre professionnel et qu’il faut communiquer en fonction.
Objet : Résumez votre message

Pour vous lire, le destinataire doit comprendre au premier coup d’œil la raison de votre message. Grâce à un bon sujet, votre client l’ouvrira et, surtout, y répondra rapidement et avec précision. Pour ce faire, assurez-vous que la ligne de sujet représente votre message, résumé. C’est une astuce particulièrement judicieuse lorsque votre destinataire ne vous connaît pas encore. C’est la base de la communication professionnelle.

Résumez votre requête en trois à huit mots maximum. Évitez les titres vagues ou des termes susceptibles de passer pour indésirables. Certaines boîtes mails considèrent certains titres comme suspects, rejetteront votre message ou l’enverront directement dans le dossier « spam » de votre destinataire.

Vous souhaitez obtenir un rendez-vous ? Ou vous envoyez une facture ? Indiquez-le dans l’objet. Choisissez soigneusement le titre de votre message, sinon les dix prochains conseils ne vous serviront à rien.
Intégrez les pièces jointes

Combien de fois par semaine recevez-vous deux courriers successifs de la même personne car elle avait oublié la pièce jointe ? Bien sûr, cela n’est pas très grave, quoiqu’embarrassant. Si cela vous arrive, il suffit de vous en excuser. Une manière efficace d’éviter ce faux pas, c’est de joindre le ou les fichiers avant même de rédiger votre message.

Vérifiez en outre que les pièces jointes ne sont pas trop volumineuses. Certaines boîtes mails d’entreprises bloquent le contenu trop lourd et vous ne recevrez pas forcément une notification. Aussi, transmettez vos documents dans un format standard afin que votre destinataire puisse l’ouvrir sans problème. Enfin, il peut être judicieux de mentionner dans le corps du message qu’une pièce jointe y est annexée.

Par exemple, ajoutez en fin de mail une formule du genre « Veuillez trouver en pièce jointe votre devis » ou « Vous trouverez ci-joint votre facture ». De cette manière vous êtes sûr que votre destinataire n’oubliera pas de consulter les pièces jointes.
Choisissez la formule de salutation appropriée

Toujours délicate, la salutation. Il est important de choisir la ou les formules d’appel appropriée à la situation, mais également au titre et à la fonction de votre interlocuteur. Elle peut dépendre de la relation que vous entretenez avec votre correspondant.

Si vous ne le connaissez que peu, demeurez formel. Utilisez son nom de famille : « Cher monsieur… » ou « chère madame… ». Dans un cadre informel, vous pourriez éventuellement utiliser son prénom : « Chère Marie » ou même « Bonjour Marie ». Restez sobre, et toujours courtois(e).

Vous ne connaissez pas le destinataire ni son nom de famille ? La sobriété est de mise : « Cher monsieur » ou « Chère madame ». Si vous ne connaissez pas non plus le sexe de votre destinataire, vous pouvez opter pour la simplicité avec « Madame, monsieur ».
Lorsque vous répondez à un message

Lorsque vous répondez à un message, remercier toujours son expéditeur. Un client vous a adressé une question ? Remerciez-le de son intérêt pour votre entreprise ou pour sa question. Si votre correspondant répondait lui-même à un message de votre part, la moindre des choses est de le remercier pour sa réponse et la rapidité de sa réaction. Simple, ce réflexe vous garantit un bon contact, mais aussi de faire bonne impression.
Lorsque vous établissez le premier contact

Dans le cas où vous rédigez le courriel de votre propre initiative, il est important d’être le plus clair possible, un peu comme lorsque vous rédigez une lettre de motivation. Indiquez dès le départ le sujet de votre message. Commencez par une formule telle que « Je vous écris au sujet de… », à défaut de quoi votre destinataire ne prendra peut-être même pas la peine de vous lire.

Assurez-vous que votre correspondant sache qui vous êtes et pourquoi vous lui écrivez. Inutile de le noyer de détails, indiquez votre nom et votre fonction. Ajoutez un lien vers le site web de votre entreprise. Ainsi, votre correspondance parait immédiatement professionnelle et soignée. Un dernier conseil général : relisez toujours vos mails avant de les envoyer pour vérifier que vous n’avez laissé aucune faute d’orthographe.

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Soyez direct

L’efficacité est un critère important dans tout type de correspondance professionnelle. Des emails, votre client et vous-mêmes en recevez quotidiennement une quantité parfois déroutante. Soyez direct, mais demeurez poli et respectueux en toute occasion, évidemment. La grossièreté n’a jamais sa place, surtout dans le cadre d’une relation d’affaires.

Si votre email traîne en longueur et comporte plusieurs informations différentes, votre destinataire ne comprendra pas vos intentions. Vous avez une question ? Posez-lui clairement. Vous attendez tel type de réponse ou un document en particulier de sa part ? Indiquez-le. Facilitez la communication avec votre destinataire en lui faisant clairement savoir la réponse que vous attendez. C’est le meilleur moyen de faire gagner du temps à votre destinataire et il vous le rendra bien.
Restez sobre

Choisissez une police d’écriture lisible. Ne tentez pas d’effets spéciaux ou des couleurs, particulièrement dans un cadre officiel ou lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique. Toute distraction ne convaincra pas votre interlocuteur, au contraire. Évitez aussi les emojis, à moins que vous ne vous adressiez à un ami ou un très proche collaborateur. De la même manière, utilisez avec parcimonie les majuscules et les caractères gras ou italique, qui pourraient donner l’impression que vous êtes insistant(e), voire agressif(ve).
Utilisez un langage approprié

Un courrier professionnel, même électronique, nécessite toujours un langage commercial standard, voire soutenu. N’utilisez pas de dialecte, de tournure de phrases informelles ou bien d’abréviation à outrance. Gardez les blagues et les jeux de mots pour d’autres occasions. Dans un cadre d’affaires, demeurez poli et plutôt sobre. Écrivez comme vous aimeriez que l’on s’adresse à vous, avec respect.
Allez droit au but

Allez droit au but. Relisez plusieurs fois votre message et raccourcissez-le un peu à chaque relecture. De cette façon, vous évitez de perdre l’attention de votre destinataire devant des détails inutiles. Face à un texte plutôt long, la plupart des gens font défiler l’écran sans vraiment lire. Bien sûr, la longueur varie en fonction du contenu de votre message, il n’existe pas de longueur officielle à suivre. Il est toutefois recommandé de vous en tenir aux informations essentielles.

Vous avez beaucoup d’informations à transmettre ? Divisez alors votre texte en différents paragraphes. Vous avez raccourci et divisé votre message, mais il est encore plutôt long ? Un coup de fil serait peut-être plus approprié pour une communication efficace, à vous de juger.
Comment conclure votre email ?

Des remerciements et une formule de salutation s’imposent en guise de conclusion à votre email, en toutes occasions. Terminez en écrivant « Cordialement », puis écrivez votre nom, votre fonction et vos coordonnées.

Une signature électronique automatique représente une manière soignée et professionnelle de conclure un email. Elle apparaîtra par défaut sous votre email, vous évitant de retaper à chaque fois votre nom et votre numéro de téléphone. Pensez à y inclure les informations importantes comme le nom et le logo de votre entreprise, un lien vers votre site web, votre numéro de téléphone professionnel. Si votre entreprise est active sur les réseaux sociaux, vous pouvez éventuellement ajouter vers sa page Facebook ou Instagram.
Relisez et relisez votre message avant de l’envoyer

Votre email rédigé, ne cliquez pas aussitôt sur « envoyer ». Relisez-vous. Assurez-vous que votre message est complet et que le contenu correspond à votre objectif. Répondez-vous à la question de votre client ? Lui avez-vous bien indiqué quel document vous renvoyer ? La relecture permet de détecter si votre message est clair, ou encore, si votre ton est approprié.

Bien sûr, passez votre message au correcteur orthographique. Montrez à votre destinataire que vous maîtrisez parfaitement la langue française, cela prouvera le sérieux de vos démarches et renforcera votre crédibilité.