8 conseils pour organiser votre boite mail professionnelle

En moyenne, un employé passe environ 3 heures par semaine à lire, trier et répondre à des mails. C’est tout simplement contre-productif. Cela ne fait que réduire votre productivité et mettre un coup d’arrêt à votre créativité. En plus, plusieurs études démontrent qu’avoir trop de mails non-lus est source de stress pour un employé, alors que les mails sont censés lui faciliter la vie. De plus en plus de travailleurs se fixent alors l’objectif « zéro mail » à savoir disposer d’une boite de réception complètement nettoyée à la fin d’une journée de travail.

Mais arriver à un tel résultat demande du temps, parfois beaucoup trop de temps si on a attendu trop longtemps pour s’y mettre. Mieux vaut être bien organisé et gérer sa boite de réception au jour le jour. Pour y arriver et vous permettre de vous concentrer sur des affaires ou projets importants de votre entreprise, voici quelques conseils.

1. Traitez immédiatement les mails qui demandent peu de travail

C’est évidemment la règle d’or : dès que vous recevez un mail qui demande très peu de temps pour y répondre, faites-le immédiatement avant d’oublier de le faire et qu’il ne pollue votre boite de réception. Une fois que vous aurez répondu à ces messages, vous pourrez les supprimer ou les archiver pour faire de place sur votre boite. Et en plus, cela vous donnera un petit boost de satisfaction et de motivation.

2. Créez des filtres et des répertoires

Bien sûr, vous recevrez également des mails qui demandent du temps pour y répondre. Peut-être même que certains vous demanderont l’intervention d’autres collègues ou la réception d’informations. Vous ne pouvez donc pas y répondre tout de suite. Vous pouvez alors classer ces mails dans un répertoire dédié nommé, par exemple, « à traiter ». Vous pouvez même aller plus loin et créer différents dossiers en fonction du degré d’urgence :

• « Aujourd’hui » pour les mails qui doivent être traités dans la journée.
• « Cette semaine » pour ceux qui demandent une réponse avant la fin de la semaine
• « Mois-Trimestre » pour les mails qui peuvent attendre plus longtemps et qui ne sont pas vraiment pas urgents.

De cette manière, vous serez plus organisés et les mails apparaîtront comme non-lus. Mais vous pouvez optez pour différentes classifications comme celle-ci par exemple :

• Non lus
• À traiter urgent
• À traiter
• Autres messages

C’est à vous de voir ce que vous préférez et comment vous vous sentez le plus à l’aise. Mais qu’importe la formule que vous choisissez, il est important de consulter ces dossiers chaque jour pour ne rien oublier et d’avoir vos deadlines en tête.

3. Désabonnez-vous d’un maximum de newsletters

Au fil de vos pérégrinations sur Internet, vous vous êtes peut-être inscrit à tout un tas de newsletters. C’est évidemment un bon moyen de vous tenir informé de l’actualité en générale mais aussi des différentes nouveautés d’entreprises qui vous intéressent. Mais il y a le revers de la médaille. Ces newsletters peuvent en effet très vite remplir votre boite de réception, surtout si vous n’avez pas le temps de les consulter à cause de vos activités professionnelles. On vous conseille donc de vous désabonner de ces newsletters pour éviter de surcharger votre boite.

Et si vous tenez vraiment à toujours les recevoir, vous devriez peut-être vous abonner avec votre adresse privée pour épargner votre messagerie professionnelle.

Petite astuce : il existe des outils comme Cleanfox qui vous permettent de vous désabonner de tout un tas de listes de diffusion en seulement quelques clics. Pensez-y !

4. Limitez les envois groupés

C’est vrai, l’envoi de mails groupés est très pratique pour envoyer une même information à plusieurs collègues ou collaborateurs. Malgré tout, il ne faut pas en abuser car comme avec les newsletters, cela risque d’encombrer énormément votre boite de réception. Si chacun des destinataires vous répond, cela fera un paquet de mails reçus pour parfois pas grand-chose. Car parfois, vous recevrez seulement un « bien reçu » ou « ok » en réponse. Pas vraiment rentable.

De plus, ces nombreuses réponses reçues peuvent rapidement rendre ces échanges et votre boite de réception désordonnées et source d’incompréhension. Alors, si vous estimez qu’un de vos collègues n’est pas vraiment concerné par l’information que vous voulez faire circuler, ne l’incluez tout simplement pas dans le mail.

5. Mettez en place des réponses automatiques

Si vous partez en vacances ou que vous serez dans l’impossibilité de consulter vos mails, n’oubliez pas de mettre en place une réponse automatique. De cette manière, vos interlocuteurs seront au courant de votre absence et s’attendront à ne pas recevoir une réponse de votre part dans un certain délai. Cela vous permettra d’avoir l’esprit tranquille et de ne pas penser à votre précieuse boite mail durant vos congés. C’est quelque chose de primordial.

6. Instaurez des « temps mails »

Une autre manière de gérer correctement une boite mail est d’instaurer une petite routine. Ainsi, chaque jour, fixez-vous une petite plage horaire où vous traitez tous vos mails d’un coup. On vous conseille évidemment de mettre ça en place une fois que votre boite de réception est entièrement nettoyée et vidée de tous les mails inutiles. De cette façon, vous partez sur de bonnes bases et vous la nettoyez au jour le jour.

Il y a des moments dans la journée qui sont plus propices à cette pratique. On vous conseille de planifier ça le matin dès que vous arrivez au bureau par exemple. Vous pourrez ensuite entamer votre journée du bon pied. Juste avant de prendre votre pause midi peut aussi être un moment approprié.

On vous déconseille par contre de vous y mettre juste avant de quitter le bureau : ça ne fera que vous occupiez l’esprit pour le reste de la soirée, ou du week-end concernant le vendredi. Bien entendu, si vous recevez des mails urgents concernant la tâche que vous êtes en train de réaliser, vous serez bien obligé de les traiter directement. Surtout s’ils contiennent des ajustements à apporter à votre travail en cours.

Cette petite plage horaire pourrait, pourquoi pas, vous permettre d’atteindre le fameux objectif « zéro mail » qui consiste à terminer la journée avec aucun mail non lu dans votre boite.

7. Soignez le contenu de vos mails

Avec tout ça, on en viendrait presque à oublier ce qui caractérise vraiment les mails : leur contenu. En effet, si vous optimisez à fond le contenu de vos mails, cela vous permettra de limiter le nombre de mails reçus. Pour ce faire, il faut que vos messages soient le plus complet possible pour éviter qu’une conversation s’éternise et recevoir des mails superflus. Voici quelques petits conseils pour écrire un mail parfait.

• Posez toutes les questions que vous vous posez et indiquez clairement tous les renseignements dont vous avez besoin. Pour cela, utilisez des listes à puces pour que tout soit extrêmement clair pour votre interlocuteur.
• Utilisez des mots simples et formez des phrases courtes. L’important n’est pas de faire parler vos talents pour l’écriture mais bien que vos mails soient le plus compréhensible possible.
• Rendez vos mails le plus clair possible en espaçant vos phrases et en appliquant la célèbre règle du « un paragraphe, une idée ». Cela permettra de faciliter la vie de votre destinataire qui pourra adapter le même plan dans son mail de réponse.
• Et enfin, relisez-vous. C’est l’occasion de vérifier votre orthographe, votre grammaire, la ponctuation mais aussi de contrôler que vous n’avez oublié aucune information. N’oubliez pas non plus de vérifier que vous vous adressez aux bons destinataires.

8. Utilisez des mots-clés dans vos objets

Si vous appliquez tous les conseils précédents, votre boite de messagerie devrait déjà être plus organisée et surtout moins remplie. Mais encore faut-il s’y retrouver dans tous vos différents dossiers et répertoires.

Pour facilement retrouver un mail envoyé ou reçu, choisissez l’objet de vos messages avec soin. Pour ce faire, utilisez des mots-clés facilement mémorisables pour pouvoir effectuer des recherches et trouver vos mails en seulement quelques secondes.