Bij De Watergroep groeit kantoor uit tot ontmoetingsplaats

De Watergroep levert per jaar 130 miljoen kubieke meter drinkwater aan 177 gemeenten in West- en Oost-Vlaanderen, Vlaams-Brabant en Limburg. Het bedrijf doet dat met 90 waterproductiecentra, 34.000 kilometer leidingen en 160 watertorens en waterreservoirs. De Watergroep telt ruim 1.500 medewerkers. “Bepaalde functies waren al langer vertrouwd met occasioneel thuiswerk”, zegt hr-directeur Raymond Bellemans, “maar zeker niet allemaal.”

Vertrouwde manier van werken onder druk

De coronacrisis zette ook bij De Watergroep de vertrouwde manier van werken onder druk. Het bedrijf behoort tot een essentiële sector. Dat betekent dat de collega’s op het terrein elke dag de baan bleven opgaan. De administratieve collega’s daarentegen werkten zo veel mogelijk van thuis. Ook na de versoepelingen van de maatregelen kozen meer en meer collega’s structureel voor thuiswerk.

Verandering in mindset

“We hadden de eerste stappen met MS Teams al gezet”, vertelt ICT manager Lode Schrauwen. “Corona zorgde voor een stroomversnelling.” De Watergroep voorzag haar medewerkers van laptops, schermen en headsets. Er veranderde bovendien iets in het denken van de mensen. “Een digitale of hybride aandeelhoudersvergadering was vroeger ondenkbaar”, zegt Lode Schrauwen. “Vandaag vinden we dat heel gewoon.”

Voor nieuwe medewerkers werd de “onboarding” deels op een digitale wijze uitgewerkt.

Lode Schrauwen, ICT manager bij De Watergroep

Minder afstand, meer persoonlijk contact

Toch zorgde de coronaperiode ook bij De Watergroep voor de nodige uitdagingen. “De transitie naar thuiswerk verliep vlot”, zegt Raymond Bellemans, “maar de crisis duurde lang. Het aansturen van de teams vanop afstand was niet altijd makkelijk. De afstand tussen de medewerker en het bedrijf was soms te groot. Letterlijk en figuurlijk.” Thuiswerk is bij De Watergroep een blijver, maar het bedrijf rekent erop dat de medewerkers gemiddeld twee dagen per week naar kantoor komen: het hoofdkwartier in Brussel of een van de kantoren in Limburg, Vlaams-Brabant of Oost- en West-Vlaanderen.

In een welzijnsenquête gaven de medewerkers zelf aan dat het persoonlijke contact op kantoor essentieel is om motivatie en betrokkenheid op peil te houden. Het neemt niet weg dat bepaalde digitale oplossingen ook na de coronacrisis in gebruik blijven. “Ook nieuwe medewerkers laten we deels op digitale wijze onboarden.”

Het kantoor krijgt er een belangrijke functie bij: die van ontmoetingsplaats.

Raymond Bellemans, hr-directeur bij De Watergroep

Digitale werkplek voor iedereen

De technici bij De Watergroep zijn al langer vertrouwd met een mobiele manier van werken. “Ze vertrekken ’s morgens thuis en rijden rechtstreeks naar de werf”, zegt Raymond Bellemans. “Deze collega’s hebben een tablet die als digitaal kantoor fungeert. Ze moeten dus niet eerst naar een centrale werkplaats om er hun werkopdrachten van de dag op te halen.”

Voor de medewerkers van het klantencontactcenter bood de overstap naar de cloud een handige oplossing. “We gebruiken de contactcentersoftware van Genesys”, zegt Lode Schrauwen. “Proximus zorgde voor de overstap naar de cloudversie van de software en integreerde die met Dynamics 365. Daardoor kunnen de medewerkers van ons klantencontactcenter nu ook thuiswerken.”

Een digitale of hybride aandeelhoudersvergadering was vroeger ondenkbaar. Vandaag vinden we dat heel gewoon.

Lode Schrauwen, ICT manager bij De Watergroep

Nieuwe normaal, nieuwe cultuur

Wanneer medewerkers naar kantoor komen, spreken ze hun collega’s niet alleen over professionele zaken maar ook over informele zaken. “Het kantoor krijgt er een belangrijke functie bij: die van ontmoetingsplaats”, zegt Raymond Bellemans. “We moeten onze kantoorgebouwen daarop voorzien.” De Watergroep stelt vast dat collega’s vandaag meer naar kleinere kantoren en ruimtes met meer ontmoetingsmogelijkheden. “We moeten de veranderde behoeften goed in kaart brengen: welke types werkplekken en vergaderzalen er nodig zijn, welke apparatuur we moeten voorzien, enzovoort.” Voor de inrichting van de vergaderzalen met een Polycom-systeem voor videoconferenties werkt De Watergroep samen met Proximus.