Digitale werkplek, diensten en werknemerservaring

De manier waarop we werken is de voorbije jaren ingrijpend veranderd. We werken niet alleen meer op kantoor, maar ook thuis, onderweg of bij klanten. Onder alle omstandigheden willen we daarbij snel en veilig toegang tot gegevens en applicaties. In een markt die snel evolueert, plaatst dat bedrijven voor een grote uitdaging. De eisen van medewerkers blijven toenemen. Ze verwachten dat hun digitale ervaring dezelfde is op het werk als privé.

"Mensen kiezen voor een werkgever die hen ondersteunt, die hen een werkomgeving biedt waarin ze echt het verschil kunnen maken."

Nele Verhaegen, Workplace Solution Consultant bij Proximus NXT

De digitale werkplek in de war for talent

Het verbaast dan ook niet dat bedrijven hun digitale werkplek in de strijd gooien in de war for talent. "Mensen kiezen ervoor om bij een organisatie te werken die hen ondersteunt," zegt Nele Verhaegen, Workplace Solution Consultant, "die hen een werkomgeving biedt waarin ze echt het verschil kunnen maken. "Of omgekeerd: in een omgeving zonder die digitale werkplek haken medewerkers af. Een slimme werkplekstrategie weerspiegelt vandaag heel sterk de identiteit van een bedrijf.

Wat houdt de digitale werkplek in?

De digitale werkplek biedt medewerkers de digitale tools om met klanten te communiceren, samen te werken, op afstand te werken, terugkerende taken te automatiseren en bedrijfsgegevens te beschermen. De digitale werkplek creëert een efficiënte, veilige en flexibele omgeving. Ze verbetert de ervaring van zowel klanten als medewerkers.

Nood aan ontzorging

"Alleen al het technische aspect van een digitale werkplek vormt voor veel bedrijven een uitdaging", zegt Sander Geerkens, WPaaS Product Manager bij Proximus NXT. "Er is op de arbeidsmarkt een structureel tekort aan IT-profielen. Dit maakt het voor een bedrijf moeilijk om zelf voor het volledige IT-beheer in te staan. Zeker op het vlak van security, een essentieel element in de context van de digitale werkplek." IT-managers - en bij uitbreiding het hele bedrijf - hebben nood aan ontzorging bij het beheer van hun digitale werkplek, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Wat is Workplace as a Service (WPaaS)?

Met Workplace as a Service (WPaaS) helpt Proximus NXT bedrijven om die digitale werkplek doordacht op te zetten. Een bedrijf neemt de complete werkplek – toestellen, apps en alle bijbehorende diensten – daarbij af onder de vorm van een schaalbare dienst, met in de meeste gevallen een prijs per gebruiker. Het gaat met andere woorden om een oplossing die geen voorafgaande investering vraagt. Het gebruik van cloudtechnologie staat bij WPaaS centraal.

"Die garandeert dat medewerkers altijd en overal de juiste gegevens en applicaties bij de hand hebben. Bovendien wordt samenwerken met collega’s, klanten of leveranciers uiterst eenvoudig", zegt Nele. En dit terwijl er voor de IT-afdeling een grote zorg wegvalt. "Als partner staat Proximus NXT centraal in voor onder meer de updates en de beveiliging van het geheel." Een bedrijf dat kiest voor WPaaS, hoeft zich daarover alvast geen zorgen meer te maken.

"AI helpt mensen om zelfstandiger en productiever te werken, wat de verbondenheid en betrokkenheid van de medewerkers verhoogt."

Wilhelmine Dubuisson, Cloud Solution Sales bij Proximus NXT

Meer productiviteit en betrokkenheid

Zo kunnen bedrijven de moderne werkplek alsnog omarmen. En maar goed ook, want de voordelen spreken voor zich. "Het is vooral een andere manier van werken", zegt Wilhelmine Dubuisson, Cloud Solution Sales bij Proximus NXT. "Hybride werken – bijvoorbeeld deels thuis of bij een klant – zorgt voor meer flexibiliteit en een beter evenwicht tussen werk en privé." Dat is goed voor het welzijn en draagt zo bij aan de duurzaamheid van de relatie tussen werkgever en medewerkers.

"Bovendien voelen medewerkers zich meer betrokken, want via de vele tools kunnen ze vlot connecteren en samenwerken met collega’s." "Denk maar aan AI," vult Wilhelmine aan, "dat heel wat mogelijkheden biedt voor de automatisering van allerhande repetitieve taken zonder toegevoegde waarde. Het helpt mensen om zelfstandiger en productiever te werken. Op die manier draagt de werkplek bij aan meer productiviteit en betere resultaten. Ook dat verhoogt de verbondenheid en betrokkenheid van de medewerkers – wat uiteindelijk de hele organisatie ten goede komt."

Digital Employee Experience (DEX) meet de tevredenheid over de werkplek

De totaalervaring van medewerkers rond digitale tools, systemen en processen binnen hun werkomgeving is cruciaal voor het succes van een digitale werkplek. Die tevredenheid kan worden weergegeven aan de hand van de Digital Employee Experience (DEX) (hoe goed draaien de applicaties, …). "Die Digital Employee Experience staat altijd voorop", zegt Sander. "Om meerwaarde te bieden aan de medewerkers, zodat ze hun job beter kunnen doen, moeten we hun behoeften correct in kaart brengen. Dat is het startpunt."

"Op basis van die specifieke behoeften werken we een WPaaS-oplossing uit om een efficiënte, productieve en duurzame digitale werkplek te ontwikkelen op maat van het bedrijf. One size fits all gaat in de context van WPaaS niet op. We zien vaak heel gelijklopende uitdagingen bij heel uiteenlopende bedrijven," zegt Stijn Bogaerts, Smart Business Generator, "maar lang niet elke sector kampt met dezelfde uitdagingen. Daarom starten we om een WPaaS-oplossing op maat uit te werken altijd vanuit de specifieke behoeften van de klant, op basis van een nieuw piloottraject."

"In de praktijk krijgt een werkplek-traject een almaar bredere invulling, bijvoorbeeld via de connectie met smartbuilding-toepassingen voor verlichting en verluchting op kantoor."

Stijn Bogaerts, Smart Business Generator bij Proximus NXT

Smart building als onderdeel van de duurzame werkplek

"In de praktijk krijgt een werkplektraject een almaar bredere invulling, bijvoorbeeld via de connectie met smartbuildingtoepassingen voor verlichting en verluchting op kantoor", zegt Stijn. "Smart buildings moeten een steeds grotere rol spelen als we tegen 2050 in een klimaatneutrale economie willen leven. Denk maar aan een medewerker die via een app gemakkelijk een vergaderzaal kan boeken, wat het gebruik van de beschikbare kantoorruimte optimaliseert.

Daarna zorgt het buildingmanagementsysteem ervoor dat de zaal in kwestie op het juiste moment wordt verwarmd, verlicht en verlucht – zodat onnodig energieverbruik wordt vermeden. Alleen gebruiken wat nodig is wanneer het nodig is, verkleint de ecologische voetafdruk drastisch. Ook dat draagt uiteindelijk bij aan de productiviteit en het welzijn van de medewerker."

Parkeerplaatsen boeken, een vergaderzaal reserveren, de beveiliging controleren, de toegang tot het gebouw of de vergaderzaal regelen, de connectiviteit met de vergaderapparatuur verzorgen, …: samen met Sodexo bouwt Proximus NXT aan een ‘Digital HQ’, één app waarmee facilitaire diensten veel efficiënter kunnen worden ingezet.

Sodexo test het innovatieve smartbuildingplatform eerst in zijn eigen nieuwe kantoorgebouw. Op termijn zullen Sodexo en Proximus NXT er ook nieuwe klanten, uit bijvoorbeeld de financiële wereld en de medische sector, mee aantrekken.

Lees het klantenverhaal Nieuw venster

"Te weinig bedrijven zijn zich al bewust van de status van hun hybride werkomgeving en beseffen dat er dankzij een sterke strategie rond de digitale medewerkers-ervaring nog veel verbeteringen kunnen worden geboekt."

Sander Geerkens, WPaaS Product Manager bij Proximus NXT

Duurzame mindset

"Het groene aspect is op alle vlakken van WPaaS erg belangrijk. We passen al onze oplossingen toe met een ‘groene mindset’ om de duurzaamheid te optimaliseren en zoveel mogelijk te ondersteunen en verbeteren", zegt Sander. "Het gaat daarbij niet alleen om oplossingen met een kleinere ecologische voetafdruk en een optimaal gebruik van de beschikbare kantoorruimte, maar ook om het toekomstgerichte karakter van de werkgever."

Rapportering voor CSRD

Sander: "Ik denk dat te weinig bedrijven zich al bewust zijn van de status van hun hybride werkomgeving en beseffen dat er dankzij een sterke strategie rond de digitale medewerkerservaring nog veel verbeteringen kunnen worden geboekt.

Workplace as a Service geeft prioriteit aan het optimaliseren van de digitale werkplek en het verhogen van de gebruikerstevredenheid op een duurzame werkplek. We verbeteren de oplossing voortdurend om de nodige rapportering te kunnen bieden over aspecten als het energieverbruik van toestellen, maar ook over het hergebruik en het recycleren ervan. Dit kan voor bedrijven een grote hulp zijn bij de administratieve uitdagingen van de CSRD-regelgeving (Corporate Sustainability Reporting Directive)."

Welzijn, ecologie, efficiëntie

"Het creëren van een digitale, duurzame werkplek is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor de medewerkers en de bedrijfsresultaten. Door te investeren in duurzame praktijken en technologieën kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verkleinen, de efficiëntie verhogen, de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers verbeteren en tegelijkertijd kosten besparen. Het is een win-win-winsituatie die leidt tot een duurzamere toekomst voor iedereen", besluit Nele.