Een zakelijke mail schrijven: 10 tips

Gepubliceerd op 13/06/2022 in Tech, tips & tricks

Een zakelijke mail schrijven is niet zo eenvoudig als het lijkt. Je wil immers dat de ontvanger de mail niet alleen leest, maar ook actie onderneemt. Daarom zijn er een aantal etiquetteregels bij het opstellen van een professionele e-mail. Ontdek hier onze 10 tips voor het schrijven van een zakelijke mail:

Hoe een zakelijke mail schrijven als antwoord op een bericht

Stel dat een klant jou zelf met een vraag gemaild heeft, dan is het wel zo beleefd om hem eerst te bedanken voor de mail. Dat kan bijvoorbeeld door “Bedankt voor uw interesse in ons bedrijf” of “Bedankt voor uw vraag”. Vervolgens geef je antwoord op de vraag of laat je weten het antwoord te zullen navragen. Als iemand geantwoord heeft op een e-mail die jij eerder verzonden had, dan dank je die persoon natuurlijk voor z’n (snelle) reactie.

Hoe een nieuwe zakelijke mail schrijven

Als jij zelf het initiatief neemt om iemand te mailen, dan is het belangrijk dat je al van bij het begin duidelijk maakt waarom je hem mailt, bijvoorbeeld door je mail te beginnen met “Ik schrijf u in verband met …”. Stel jezelf daarna even voor, zodat de ontvanger weet wie je bent. Dat hoeft uiteraard geen uitgebreide voorstelling te zijn: gewoon je naam, functie en eventueel een link naar de website van je zaak. Vervolgens kan je overgaan tot de kern van de zaak.

Online kan je zeker een zakelijke mail als voorbeeld vinden waarin je precies ziet welke elementen waar moeten komen. De indeling van een zakelijke mail kan variëren naargelang het doel, maar de grote lijnen komen steeds overeen. Je hebt altijd een duidelijke onderwerpregel nodig, een correcte aanspreking, een korte inleiding, de call to action en een correcte afsluiting.

Met de vermelding van je bedrijfswebsite zal je e-mail meteen veel professioneler lijken. Met Bizz Online zorgt een persoonlijk toegewezen digitaal expert ervoor dat je site hier helemaal klaar voor is.

Gebruik een professioneel e-mailadres

Het eerste wat de ontvanger van je zakelijke mail ziet, is de afzender. Gebruik dus een professioneel e-mailadres dat je naam duidelijk vermeldt. Vermijd nicknames en gebruik ook geen cijfers in je naam. Punten, streepjes en underscores kunnen wel.
Kies een duidelijk onderwerp

Nog voor iemand je e-mail opent, ziet hij het onderwerp van je zakelijke mail. Dat zal hem of haar moeten overtuigen om je mail te bekijken. Zeker als de ontvanger jou of je bedrijf nog niet kent, is het belangrijk dat je een goed onderwerp kiest. Kies een onderwerp dat duidelijk weergeeft waarover je mail gaat en uitnodigt om te lezen.

Drie tot acht woorden is meer dan genoeg als onderwerp van je e-mail. Probeer vage titels te vermijden en let er zeker op dat je ontvanger niet denkt dat je bericht spam is. Sommige mailproviders zien bepaalde termen als alarmerend en zetten hem automatisch in de spamfolder. Steek dus zeker wat tijd in het kiezen van een onderwerp als je een zakelijke mail gaat schrijven. Als het hier fout gaat, zijn de volgende tien stappen immers niet meer van belang.
Spreek de ontvanger correct aan

Je begint bij het schrijven van een zakelijke mail altijd met een correcte begroeting. Die hangt af van je relatie met de ontvanger. Ken je de ontvanger niet of nauwelijks, dan kies je voor een formele begroeting, bij een zakelijke brief of e-mail.

Als je de achternaam van de ontvanger kent, dan mag je die gebruiken: “Beste meneer/mevrouw …” of “Geachte heer/mevrouw …” Als het wat informeler mag zijn, kan je de voornaam van de geadresseerde gebruiken. “Beste Kelly” of zelfs “Dag Kelly” zijn dan een goede keuze. Ken je de ontvanger helemaal niet en heb je ook geen achternaam die je kan gebruiken? Dan begroet je hem of haar gewoon met “Beste meneer/mevrouw” of “Beste klant” als de ontvanger al klant is bij je bedrijf.
Maak duidelijk waarom je de zakelijke mail schrijft

Bij het zakelijk mailen mag je niet rond de pot draaien. Zowel jij als je ontvanger hebben wel andere dingen te doen. Je mag zelfs heel direct zijn, zolang je natuurlijk maar beleefd blijft.

Bij het schrijven van een zezezezezee mail kom je dus maar beter zo snel mogelijk to the point, anders is de kans groot dat je lezer afhaakt of niet begrijpt waarover je mail precies gaat. Maak dus duidelijk wat je van de ontvanger verwacht: moet hij antwoorden op een vraag, een document downloaden of op een link klikken? Geef een heel duidelijke call-to-action mee.
Houd het simpel

Kies voor een duidelijk leesbaar lettertype en lettergrootte. Het heeft geen zin om met speciale effecten en kleuren te spelen, want die zullen de ontvanger alleen maar afleiden. Je kan wel belangrijke woorden, data of de call-to-action in het vet zetten zodat die extra opvallen. Laat woorden in capslock, emoticons en overdreven veel uitroeptekens achterwege, zeker bij formeel contact.
Gebruik formele taal

Een zakelijke mail schrijven, vraagt om formeel taalgebruik. Gebruik dus zeker geen woordjes die dialect zijn of als informeel worden beschouwd. Woordspelletjes en grapjes passen ook niet altijd in formeel contact. In een later contact, kan je eventueel al voor een informelere toon kiezen in je mailverkeer. Wees beleefd en schrijf zoals je in een zakelijke context iemand zou aanspreken.
Maak je tekst niet te lang

Maak je zakelijke mail niet langer dan nodig. Bij een langere tekst hebben mensen de neiging om te gaan scrollen en missen ze jouw belangrijkste boodschap. Een officiële aan te raden lengte bestaat er natuurlijk niet, maar beperk je tot de essentiële informatie. Is je tekst toch vrij uitgebreid? Breek hem dan op in verschillende paragrafen en alinea’s. Dat is voor de ontvanger veel aangenamer om te lezen dan een lange brok tekst.
Sluit je mail af met een groet

Op het einde van je mail groet je de ontvanger nog een keer. Je kan hem of haar bijvoorbeeld nog eens bedanken voor het lezen van je mail of eindigen met “alvast bedankt voor uw reactie”. Daarna sluit je af met “vriendelijke groeten”, gevolgd door je naam en eventueel je functie en contactgegevens.

Het is aangeraden om bij het schrijven van een zakelijke mail een digitale handtekening te maken. Die verschijnt dan standaard onder je mail, zodat je onder die afsluitende groeten eigenlijk niets meer moet schrijven. Je kan hier bovendien het logo en de naam van je zaak, een link naar je website, je telefoonnummer, etc. in verwerken.
Lees je e-mail goed na voor je hem verzendt

Klik niet meteen op ‘verzenden’ wanneer je e-mail is afgewerkt. Zorg ervoor dat de tekst van je bericht volledig is en dat de inhoud overeenkomt met je doelstellingen. Als je je e-mail naleest, zal je zelf snel merken of de essentie van je boodschap duidelijk is.

En natuurlijk wil je bij een zakelijke mail in het Nederlands een dt-fout absoluut vermijden. Dat zou immers heel slecht overkomen. In om het even welke taal is het uiteraard belangrijk om je tekst nog even te checken op spellingsfouten.
Vergeet eventuele bijlagen niet

We krijgen allemaal wel eens twee e-mails na elkaar van dezelfde afzender, omdat die in de eerste versie z’n bijlage vergeten was. Dat kan natuurlijk gebeuren en je hoeft je hier alleen maar even voor te verontschuldigen, maar het is altijd beter als je het kunt vermijden.

Zorg er ook voor dat de bijlagen niet te zwaar zijn. Je wil immers niet dat de pc van de ontvanger crasht wanneer hij/zij jouw documenten opent. Het kan ook altijd handig zijn om in je mail even te vermelden dat er nog een bijlage mee verzonden is.