Je productiviteit verhogen? Dit zijn 10 goede online tools
Gepubliceerd op 15/01/2019 in Inspiratie
Of je nu alleen in een eenmanszaak werkt of met een klein team, timemanagement is overal belangrijk. Je wil geen tijd verliezen met plannen, het lezen van honderden mails of afgeleid worden door berichtjes op de sociale media. Gelukkig bestaan er digitale tools die je productiviteit in een handomdraai zullen verhogen. Deze 10 eens uitproberen?
- Todoist
Heb je veel te doen en weet je niet waarmee eerst te beginnen? Vroeger zou je misschien een to do-lijstje op papier hebben gemaakt, maar daar doen we in 2019 niet meer aan mee. Of toch? 'Todoist' is een digitaal lijstje dat niet alleen je taken opsomt, maar ook helpt om prioriteiten te stellen en te plannen. Niet toevallig is 'Todoist' door The Verge verkozen tot de beste tool om taken te beheren. Bovendien kost het je helemaal niks!
Het maakt niet uit of je nu een megalange takenlijst hebt of slechts enkele dingen niet mag vergeten. 'Todoist' is voor van alles en nog wat erg gebruiksvriendelijk. Start een project en vertel de applicatie wat er allemaal moet gebeuren. Vervolgens maakt de tool voor jou een schema tot zeven dagen in de toekomst, zodat je kan zien wat je moet doen om een deadline te halen.
Ben je vaak onderweg? Geen probleem, je kan 'Todoist' ook downloaden op je smartphone of tablet. Zo heb je overal toegang tot je lijstje. Werk je samen met collega's aan een project? Dan kan je de lijst met hen delen. Met Bizz All-in heb je bovendien altijd en overal toegang dankzij een zeer uitgebreid tot zelfs onbeperkt mobiel surfvolume.
En van zodra je met iets klaar bent, volgt dat geweldige gevoel wanneer je een bolletje mag aanvinken. Mission complete!
Download nu: Todoist (Android & iOS - gratis)
- Evernote
Werk je met een klein team aan een project? Dan is ‘Evernote’ voor jou nog handiger dan ‘Todoist’. Je kan er ideeën mee noteren om later te gebruiken, of laat je collega’s mee brainstormen. Je voegt bovendien eenvoudig foto’s, links en zelfs hele documenten toe.
En da’s niet alles! De app maakt het mogelijk om Evernote ook mobiel te gebruiken. Je kan er zelfs documenten mee scannen en automatisch omzetten naar je notities. Of wat dacht je van de mogelijkheid om geluid op te nemen? Superhandig tijdens interviews of vergaderingen! Als een beperkte opslagcapaciteit voor jou volstaat, dan is ‘Evernote’ gratis.
Download nu: Evernote (Android & iOS - gratis, betalende uitbreiding mogelijk)
- Trello
Een klassieker die je zeker eens moet proberen is Trello. Ook dit is een erg handige tool als je in een klein team werkt. Je verdeelt taken in categorieën of kolommen, met kleuren en tags kan je alles ordenen, en in overleg met je collega’s zie je wie waarmee bezig is. Eigenlijk is dit een digitale versie van de bekende post-its. Het voordeel is dat je met Trello de hele muur niet met gekleurde papiertjes moet behangen.
Trello bestaat ook als mobiele app, zodat je er overal mee aan de slag kan. Je kan Trello voor de meeste dingen gratis gebruiken. Trello is niet toevallig heel populair bij ontwikkelaars die meestal een lange takenlijst hebben. Ook bij Google gebruiken ze het om de productiviteit van werknemers te verbeteren. En als het goed is voor Google …
Download nu: Trello (Android & iOS - gratis, betalende uitbreiding mogelijk)
- Zapier
Ben je digitaal heel actief en gebruik je al verschillende tools? Dan kan Zapier je naar the next level katapulteren. Zowat elke tool die jij of je team gebruikt, kan je met een andere tool combineren in de vorm van ‘zaps’. Dat zijn eenvoudige regels die ervoor zorgen dat je digitale tools informatie uitwisselen.
Stel: een potentiële nieuwe klant stuurt je een mail en je moet zo snel mogelijk antwoorden, dan kan Zapier deze mail automatisch aan je takenbord op Trello toevoegen. Je hoeft een pak dingen dus niet meer zelf te doen. Wedden dat de productiviteit van je team zal verhogen?
Download nu: Zapier (gratis)
- Sanebox
You’ve got mail! Ben je ook meteen afgeleid wanneer een e-mail binnenkomt? Vaak zijn dat berichten die even kunnen wachten totdat je belangrijkere zaken hebt afgehandeld. ‘SaneBox’ filtert je mails en laat enkel de belangrijkste in je inbox zitten. Al de rest wordt omgeleid naar een aparte map met de naam @SaneLater. Een ‘snooze’-functie zal je dan later verwittigen, zodat je deze mails toch niet zou vergeten.
De meest irritante verzenders kan je met ‘SaneBox’ automatisch deleten. Voorts houdt de tool je op de hoogte van wie nog moet antwoorden op een mail die je eerder verzonden hebt. Het maakt nauwelijks uit welk account je gebruikt, want ‘SaneBox’ werkt met Gmail, Office, Apple en Yahoo!
Natuurlijk is het niet zonder risico om je mails door een applicatie te laten beheren. Zo kijkt ‘SaneBox’ naar de mails die je in het verleden belangrijk vond en welke niet. Je riskeert dus wel om bepaalde dringende mails te mislopen. Zeker de moeite waard om eens te testen, maar ga in het begin regelmatig in je map met ‘onbelangrijke’ mails kijken. Na een gratis proefperiode kost ‘SaneBox’ je 2 dollar per maand.
Download nu: SaneBox (2 dollar/maand)
- StayFocusd
Effe checken welke vrienden je status update op Facebook al leuk hebben gevonden, snel nog naar een niet te missen filmpje met een hond op YouTube kijken, of toch eerst proberen het volgende level van je favoriete online spelletje te bereiken? Internet biedt zoveel afleiding dat je werk er weleens onder kan lijden. Met ‘StayFocusd’ bescherm je jezelf tegen tijdsverlies op de sociale media en andere sites die je productiviteit verlagen.
‘StayFocusd’ is een extensie van Chrome, dus je moet wel met deze browser werken om de tool te gebruiken. Van zodra je de extensie hebt toegevoegd, kan je verschillende websites op de zwarte lijst zetten. Je kan dan zelf kiezen hoeveel tijd je maximaal per dag op deze sites mag doorbrengen. Bijvoorbeeld, niet langer dan een kwartier op Facebook surfen? Dan zal ‘StayFocusd’ het na een kwartier onmogelijk maken om Facebook via je computer te openen.
Vals spelen? Da’s moeilijker dan je denkt. Dus zeker de moeite als je weet dat je aan bepaalde sites niet kan weerstaan. De tool is gratis te gebruiken.
Download nu: StayFocusd (beschikbaar voor Chrome - gratis)
- Rescue Time
Nog zo’n confronterende tool is ‘Rescue Time’. Hiermee zie je hoeveel tijd je op bepaalde websites en sociale netwerksites doorbrengt. Op basis daarvan berekent de tool zelfs op welk moment van de dag je het meest productief was. Durf jij de test aan? In tegenstelling tot ‘StayFocusd’ biedt ‘Rescue Time’ enkel in de betalende versie de mogelijkheid om sites die je afleiden, te blokkeren. Vals spelen is dus iets eenvoudiger …
Download nu: Rescue Time (gratis, betalende uitbreiding mogelijk)
- HazeOver
Ben je ook zo iemand die nooit vensters sluit en na een tijdje door een eindeloze reeks sites en programma’s zit te bladeren? Dan moet je ‘HazeOver’ zeker eens proberen. De tool is enkel beschikbaar voor Mac, maar oh-zo handig. Schermen op de achtergrond worden gedimd, zodat je enkel naar het geopende venster kijkt. Bovendien maakt de tool het ook gemakkelijk om het juiste venster terug te vinden. En als je ‘s avonds of ‘s nachts werkt, past ‘HazeOver’ de helderheid van je beeld aan.
Download nu: HazeOver (beschikbaar voor Mac - gratis)
- LastPass
Heb je een beter wachtwoord dan ‘123456’ of ‘wachtwoord’? Super, want een sterk wachtwoord is belangrijker dan ooit geworden. Maar dat zijn natuurlijk de wachtwoorden die je dreigt te vergeten, en zo verlies je vaak tijd om een nieuw wachtwoord in te stellen. Gelukkig bestaat er een oplossing, want ‘LastPass’ is een digitale kluis waarin al je wachtwoorden veilig zitten opgeborgen.
Oké, het klinkt misschien niet zo veilig om je wachtwoorden aan een online tool toe te vertrouwen, maar ‘LastPass’ krijgt wel veel goede kritieken en zou zeker een van de veiligste plaatsen zijn om je wachtwoorden te bewaren. De meeste opties van de tool zijn gratis. Wel opletten dat je het wachtwoord van je account op ‘LastPass’ niet vergeet …
Download nu: LastPass (gratis, betalende uitbreiding mogelijk)
- Hiveage
Werk je alleen of heb je een klein bedrijf, dan is de kans groot dat je de facturen voor klanten zelf moet verzenden en beheren. Dat mag uiteraard niet te veel tijd kosten. ‘Hiveage’ helpt je om een kostenraming voor een klant op te stellen en die vervolgens om te zetten in een factuur.
Ook het uitsturen van facturen kan ‘Hiveage’ voor je plannen. De digitale tool is zelfs in staat om de financiële toestand van je bedrijf te volgen. De proefperiode is gratis, daarna kost de goedkoopste formule 15 dollar per maand.
Download nu: Hiveage (15 dollar/maand)
Om deze tools te gebruiken wil je natuurlijk altijd en overal online zijn. Met Bizz All-in moet je je daar alvast geen zorgen over maken. Je hebt namelijk onbeperkt snel internet op kantoor, plus een zelf te kiezen maandelijkse hoeveelheid aan mobiel surfvolume.
Proximus Business
Jouw bron voor nieuws over telecommunicatie en ICT voor kmo’s