7 tips om professioneel per telefoon te communiceren

Met de volgende zeven tips worden al je oproepen op een professionele manier behandeld:

1. Geef je klanten één nummer

   Zorg dat je klanten via één telefoonnummer bij de juiste persoon terechtkomen. Dat is ook handig voor jezelf en je collega’s, aangezien niemand z’n eigen mobiele nummer hoeft prijs te geven. Je moet ook maar één nummer vermelden op je website, je visitekaartje, je kanalen op de sociale media en eventueel in advertenties.

   Om verschillende toestellen via één nummer met elkaar te verbinden heb je een telefooncentrale nodig. Je kan dit ook eenvoudig oplossen met Bizz Call Connect, een flexibel systeem via de cloud. Klanten worden via een centraal nummer ontvangen en doorverbonden naar de juiste telefoon (mobiel of vaste lijn).

   ---

2. Beantwoord oproepen op een coherente manier

   Het geeft een professionele indruk als iedereen in je bedrijf op dezelfde manier de telefoon opneemt. Vermeld bijvoorbeeld eerst je eigen naam, dan de naam van de zaak, en voeg er altijd een vriendelijke vraag aan toe: “Hoe kan ik u helpen?” Als je de naam van de beller kent, dan kan je die eventueel gebruiken.

   ---

3. Vergeet ook aan de telefoon niet te glimlachen

   Klanten kunnen je via de telefoon natuurlijk niet zien, maar ze zullen wel horen of je met de glimlach opneemt. De toon van je stem en de keuze van je woorden kunnen bepalend zijn voor de indruk die je gesprekspartner krijgt. Een slecht humeur zal via de telefoon zelfs nog veel sterker overkomen dan wanneer jullie face-to-face zouden praten.

   Start het gesprek met een positieve ingesteldheid. Je draagt die energie ook over op klanten, zelfs wanneer ze eigenlijk bellen om over iets te klagen.

   ---

4. Stel een menu voor je klanten in

   Niemand houdt ervan om voortdurend te worden doorgeschakeld voor de juiste persoon de telefoon eindelijk opneemt. Bespaar je klanten en jezelf tijd door een interactief menu in te schakelen, zodat ze eenvoudig duidelijk kunnen maken wie ze eigenlijk aan de lijn moeten hebben. Bijvoorbeeld: “Druk 2 voor de klantendienst, druk 3 voor bestellingen, …”

   Bizz Call Connect biedt je zo’n interactief menu, waarmee je de klant dus automatisch met de juiste persoon verbindt. Ben je niet bereikbaar? Dan kan je via het webportaal ook een optie toevoegen om automatisch door te schakelen naar een andere medewerker van je bedrijf.

   ---

5. Durf je klanten op ‘on hold’ te zetten

   Soms kan je de vraag van een klant niet onmiddellijk beantwoorden. Zeg dan dat je het even gaat checken en zet de beller op ‘on hold’. Dat geeft je de tijd om de nodige informatie op te zoeken en een goed antwoord te geven. Je klant zal dat doorgaans helemaal niet erg vinden, op voorwaarde dat je het eerst vriendelijk vraagt. Vergeet hem of haar ook niet te bedanken voor het geduld wanneer je terug opneemt.

   ---

6. Nog bezig met een andere telefoontje? Zet je beller dan even in de wachtrij

   Ook wanneer je nog met een ander telefoontje bezig bent, mag je klanten even laten wachten. Een telefooncentrale kan hen op een professionele manier onthalen door vriendelijk om wat geduld te vragen. Tijdens het wachten kan je een muziekje op de achtergrond laten spelen.

   Zorg dus dat de oproep van je klanten nooit onbeantwoord blijft. Met Bizz Call Connect worden ze altijd professioneel onthaald, ook als je even niet beschikbaar bent. Je kunt zelf instellen of mensen wachtmuziek te horen krijgen of meteen naar een ander toestel worden doorgeschakeld. Na de openings- of werkuren kunnen ze een bericht achterlaten via de voicemail, zodat je hen later nog een antwoord kunt geven.

   ---

7. Beëindig je gesprek met een positieve boodschap

   Het einde van een telefoongesprek is een beetje zoals het dessert op restaurant. Je wil je klant met een goed gevoel laten vertrekken. Probeer een professioneel gesprek dus zeker op een positieve noot te beëindigen. Verzeker daarom eerst dat je gesprekspartner alle informatie heeft begrepen. En vraag voor je afsluit ook of er nog vragen zijn.

   Bedank de persoon aan de andere kant van de lijn voor het telefoontje, en zo zal het gesprek voor beide partijen aangenaam worden afgesloten.

   ---

Klinken deze tips als muziek in de oren? Goed nieuws: Bizz Call Connect is een flexibele oplossing in de cloud om al je oproepen professioneel te behandelen. Eén vast nummer, onbeperkt bellen, doorschakelen, een oproepmenu, een ‘on hold’-functie met muziek, … alles wordt beschikbaar voor jouw zaak.

Bovendien kan je deze oplossing eenvoudig beheren via het webportaal. Het aantal gebruikers van het systeem pas je meteen aan, zodat je enkel betaalt voor wat je nodig hebt. Bizz Call Connect evolueert zo gemakkelijk samen met de groei van je bedrijf.

Kies nu voor Bizz Call Connect!​