Factuur maken? Zo vergeet je geen enkel detail

Voor je aan de slag gaat, moet je klanten een voorstel doen. Op de offerte laat je weten welke diensten of producten je kunt aanleveren, en tegen welke prijs. Het is daarbij ook heel belangrijk te vermelden of dit al dan niet inclusief btw is. Zet er ook een geldigheidsdatum op.

Van zodra een klant z’n handtekening onder een offerte heeft gezet, ben je verplicht om de prijs en de voorwaarden ook voor je factuur te gebruiken.

Hoe maak je een factuur?

Wanneer je klaar bent, is het money time! Let er wel op dat je je factuur correct opstelt. Als een klant weigert om een factuur te betalen die niet volgens de regels is gemaakt, dan kan je maar weinig doen. En ook bij een belastingcontrole is het belangrijk dat je facturen de noodzakelijke informatie bevatten. Foutieve facturen kunnen tot forse boetes leiden.

Het is zeker aan te raden om te zoeken naar een mooie template voor je factuur. Dan zie je vaak automatisch wat er ingevuld moet worden. Je zou ook al je facturen digitaal kunnen opstellen en zelfs in de Cloud kunnen bewaren.

Het enige wat je dan nog nodig hebt is een stabiele internetverbinding. Met Bizz Office geniet je alvast van onbeperkt internet en gratis toegang tot Wi-Fi Hotspots, zodat je altijd en overal bij je facturen kunt.

Dus wat moet er dan allemaal op een correcte factuur staan? Een aantal dingen liggen voor de hand:

• Het woordje ‘factuur’
• Je bedrijfsnaam: eventueel in combinatie met je logo, dat oogt heel professioneel
• Je rechtsvorm: een eenmanszaak, een naamloze vennootschap (nv), een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba), …
• Het adres van je zaak
• Je bankrekeningnummer
• Je btw-nummer: de meeste ondernemers zijn btw-plichtig. Het btw-nummer is hetzelfde als het ondernemingsnummer dat je bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) hebt gekregen, maar wordt door de letters ‘BE’ voorafgegaan. Let wel op, want een btw-nummer moet eerst nog geactiveerd worden.

Wat je niet mag vergeten

Het bovenstaande kan je standaard op iedere factuur zetten, maar de volgende dingen mag je ook zeker niet vergeten:

• De gegevens van je klant: de officiële naam, het adres en het btw-nummer van de klant aan wie de factuur gericht is.
• De datum van de factuur (en levering)
• Een factuurnummer: voor de belastingen is het belangrijk dat er logica in de opeenvolging van je facturen zit. Je hoeft niet bij nummer 1 te beginnen, maar zorg dat de belastingcontroleur het gemakkelijk begrijpt. Kies dus een handige manier om je facturen te nummeren en hou je hieraan.
• De omschrijving van een dienst of product: dit moet uiteraard overeenkomen met wat je eventueel in een offerte hebt genoteerd.
• De prijs: hoeveel reken je per uur of per product aan? En hoeveel uren heb je uiteindelijk gepresteerd of hoeveel producten heb je geleverd? Dat maakt het totaalbedrag zonder btw.
• Het btw-tarief: dit hangt af van je activiteit. De btw-tarieven in België zijn 6%, 12% of 21%. Vermeld onder het bedrag duidelijk de btw-heffing. Ook vrijstelling van btw moet je op een factuur kenbaar maken.
• De totaalprijs: dat is het bedrag inclusief btw dat een klant moet betalen.

Niet verplicht

Als je de bovenstaande zaken op je factuur vermeldt, dan ben je wettelijk in orde. Maar je kunt nog een aantal dingen toevoegen die je factuur volledig maken:

• Een vervaldatum: als je zeker wil zijn dat een klant een factuur op tijd betaalt, dan voeg je een vervaldatum toe met het zinnetje: Gelieve te betalen voor ‘DATUM’. De meest gangbare termijn ligt tussen 14 en 30 dagen.
• De algemene voorwaarden van je factuur. Die kan je eventueel op de achterzijde plaatsen.
• Je mag de klant natuurlijk op je factuur ook even bedanken voor de fijne samenwerking. Dat geeft een aangenaam gevoel en zal misschien een stimulans zijn om in de toekomst nog vaker samen in zee te gaan.

Beheer je facturen en offertes digitaal in de Cloud, zodat je er overal bij kunt. Met Bizz Office beschik je over onbeperkt internet en gratis toegang tot Wi-Fi Hotspots. Je kunt er ook onbeperkt mee bellen naar vaste nummers in België en 1.000 minuten per maand naar gsm’s.

Dankzij 24/7 ondersteuning worden problemen dezelfde dag nog hersteld. Voorts krijg je een e-mailadres op naam van je bedrijf en een .be domeinnaam voor je website. En alsof dat nog niet genoeg is, heb je toegang tot meer dan 80 tv-zenders.

Kies nu voor Bizz Office!