Hoe kan ik bestanden synchroniseren met Google Drive?

Als freelancer of ondernemer is Google Drive een echte metgezel die het dagelijkse leven gemakkelijker zal maken. Hieronder vind je alles wat je moet weten over Google Drive, de cloud-gebaseerde tool voor het delen van bestanden.

Wat is Google Drive?

Zoals de naam al doet vermoeden, is Google Drive een dienst van Google waarmee je gratis tot 15 GB aan bestanden opslaat in een cloudopslagruimte. Deze opslagruimte is toegankelijk vanaf elke computer, smartphone of tablet. Als de 15 GB van de gratis versie niet genoeg is, kan je kiezen voor de betaalde versie waarmee je tot 30 TB meer kunt krijgen.

Maar dat is nog niet alles! Met Google Drive kan je alle Google-diensten zoals Google Docs of Google Sheet gebruiken en elk document altijd en overal bewerken, zolang je verbinding hebt met internet. Je kan ook collega's of vrienden toegang geven tot jouw Google Drive, zodat ze enerzijds toegang hebben tot de bestanden, maar ze ook kunnen bewerken met de tools van Google. Google Drive is dus uiterst praktisch om samen te werken met collega's of medewerkers.

Om Google Drive te gebruiken, ga je naar je webbrowser en de pagina van deze toolNieuw venster om je aan te melden met je Google-account. Als je niet over een account beschikt, kan je er in een paar seconden een aanmaken. Je kan ook de applicatie downloaden op je computer, smartphone of tablet door hier te klikken.Nieuw venster

Als je niet tevreden bent over Google Drive, zijn er vergelijkbare diensten zoals OneDrive en Dropbox. Kom meer te weten over hun voor- en nadelen, in dit artikel.

Hoe synchroniseer je bestanden met Google Drive?

De belangrijkste en meest praktische functie van Google Drive is ongetwijfeld de synchronisatie van bestanden. Wat betekent dat? Je kan Drive op je computer gebruiken zodat je bestanden worden gesynchroniseerd tussen de cloud en de harde schijf van de computer. Als je dan een bestand wijzigt, bijvoorbeeld een Google Sheet-document, zijn de wijzigingen zowel te zien op de versie op Google Drive als op je harde schijf.

Dat is praktisch omdat je aan een document kan werken terwijl je er zeker van bent dat collega's de laatste versie van je document zien. Je kan kiezen welke bestanden je wil synchroniseren zonder dat je hun oorspronkelijke locatie hoeft te wijzigen in een gemeenschappelijke map. Dus hoe synchroniseer je je bestanden?

• Het eerste wat je moet doen, is natuurlijk de applicatie downloaden en inloggen met je persoonlijke of bedrijfs- Google-account (het laatste wordt aanbevolen).
• Zodra de toepassing is gedownload, kan je hem openen via de taakbalk van Windows. Klik op de pijl die rechtsonder op je computerscherm naar boven wijst.
• Volg eerst de instructies op het scherm om de installatie en configuratie van het account te voltooien.
• Klik dan op het tandwiel en vervolgens op "Voorkeuren". Door op het tabblad "Mijn laptop" aan de linkerkant van het venster te klikken, kan je alle bestanden op je computer kiezen om met Google Drive te synchroniseren.
• Selecteer de bestanden die je wil synchroniseren en klaar! Om te controleren of de stappen hebben gewerkt, ga je naar je Google Drive en controleer je of de bestanden aanwezig zijn. Je kunt zelfs proberen ze te bewerken om te zien of ze aangepast worden met elke verandering.

Merk ook op dat je bestanden op een USB-stick of externe harde schijf kan selecteren om te synchroniseren met Google Drive. En het werkt ook andersom: als je aan de linkerkant van het venster op Google Drive klikt, zie je dat alle bestanden op je schijf standaard met je computer worden gesynchroniseerd. Je kan deze optie ook uitvinken.

Hoe haal ik gesynchroniseerde bestanden op?

Zodra je alle bestanden hebt gesynchroniseerd, hoef je ze alleen nog maar terug te vinden op Drive. Dat is heel eenvoudig. Ga gewoon naar je Google Drive via je browser. Ga dan naar het "Computer"-menu en het "Mijn Computer"-submenu. Daar vind je alle bestanden die met je computer zijn gesynchroniseerd. Als je deze bestanden verplaatst naar andere locaties op Google Drive, zullen ze niet langer worden gesynchroniseerd.

Als je dit proces wil stoppen, kan je het makkelijkst je account loskoppelen van Google Drive. Daarvoor open je de toepassing via de Windows-taakbalk en ga je naar het menu "Voorkeuren" en vervolgens naar "Instellingen" door op het tandwiel te klikken. Hier zie je de "Verbreek account"-knop. Daarmee zullen je bestanden niet meer synchroniseren en zullen alle Drive-gerelateerde producten niet meer werken.

Hoe kan ik mappen en bestanden delen?

Zoals we al hebben uitgelegd, is Google Drive een geweldig hulpmiddel om efficiënter samen te werken met collega's en medewerkers. Zij kunnen bestanden bewerken via Google Drive en jij kan deze wijzigingen live bekijken. Maar daarvoor moet je je collega's toegang geven tot je Drive. Hoe doe je dat?

• Ga naar Google Drive via de browser en meld aan.
• Klik op de map die je wil delen.
• Klik op de knop "Delen".
• Voer onder "Gebruikers" de e-mailadressen in van de mensen met wie je de bestanden wil delen. Je kan ook de rechten vaststellen die de mensen in kwestie hebben. Zo kan je beslissen dat de geselecteerde personen het bestand alleen mogen bekijken en niet bewerken.
• Klik op "Verzenden" om de bewerking af te ronden. Je collega’s zullen een e-mail in hun inbox ontvangen om de uitnodiging te aanvaarden.

In plaats van een e-mail te sturen, kan je ook een link genereren door te klikken op "Get a shareable link". Het enige wat je hoeft te doen, is deze link door te sturen naar de mensen met wie je een bestand wil delen.