Mailbox vol? 8 tip om je e-mails beter te beheren

Gemiddeld zijn we er drie uur per week mee bezig. We mogen je e-mail beheren dus echt wel contraproductief noemen. En het negeren, wanneer je mailbox vol zit? Dat is vaak geen optie. Studies hebben bovendien uitgewezen dat ongelezen mails voor veel mensen een bron van stress zijn. Het is gewoon niet mogelijk om verder te werken wanneer je weet dat er onbehandelde berichten op je wachten. Voor veel mensen is ‘zero mail’ dan ook het doel: het tegengestelde van een volle mailbox op het einde van de dag.

Om te vermijden dat je een hele dag met je mailbox bezig bent, is het belangrijk om je e-mail te beheren. Focus je in de eerste plaats op projecten en personen die belangrijk zijn. We geven je een aantal tips voor een beter e-mail management.

1. Behandel onmiddellijk de mails die weinig werk vragen

Een gouden regel in het beheren van e-mails: komt er een bericht binnen dat weinig of geen werk vraagt, zorg er dan meteen voor. Anders vergeet je het en blijft deze mail nog een tijdje in de massa zitten. Van zodra je de mail gelezen of beantwoord hebt, verwijder of archiveer je het bericht. Het feit dat je de mail hebt weggewerkt, zal je tevens een kleine boost geven.

2. Voeg filters en mappen toe

Natuurlijk krijg je ook heel wat mails die meer tijd vragen om te beantwoorden. Soms moet je op informatie wachten of er andere collega’s bij betrekken. Dan wil je deze mail later gemakkelijk terugvinden. Maak daarom een mapje met ‘te behandelen mails’ aan. Op die manier verdwijnen ook deze berichten uit je ‘inbox’ en heb je in een aparte map een handig overzicht van wat nog moet gebeuren.

Een extra tip: wie echt heel veel mails moet verwerken, zou zelfs meerdere mappen op basis van urgentie kunnen maken. Bijvoorbeeld:

• Vandaag: voor alle mails die voor het einde van de dag behandeld moeten worden.
• Deze week: voor alle mails die voor het einde van de week een antwoord moeten krijgen.
• Deze maand: voor alle mails die langere tijd kunnen wachten.

Je bent uiteraard volledig vrij om mapjes aan te maken. Je zou het ook als volgt kunnen aanpakken:

• Ongelezen mails
• Dringende mails
• Te behandelen mails
• Andere mails

Zorg er uiteraard voor dat je er zelf nog aan uit kunt. Wie te veel mappen heeft, verliest ook weer onnodig veel tijd. Deze mappen mogen bovendien niet in een vergeetput veranderen. Kijk er dagelijks even naar, zodat je zeker niets op de lange baan schuift.

3. Schrijf je uit voor zoveel mogelijk nieuwsbrieven

Je bent waarschijnlijk wel voor verschillende nieuwsbrieven ingeschreven. Sommige van die regelmatig terugkerende mails zijn zeker nuttig aangezien je er interessante informatie voor professionele activiteiten uithaalt. Maar je ontvangt zeker ook nieuwsbrieven van bedrijven die je volgt, maar waar je in de praktijk zelden iets aan hebt. Nieuwsbrieven zijn bijgevolg in grote mate verantwoordelijk voor een overvolle mailbox.

Het is dus aangeraden om je uit te schrijven voor nieuwsbrieven die je niet leest of je niets opleveren. En denk ook altijd goed na voor je ergens de goedkeuring geeft om een nieuwsbrief naar je e-mailadres te sturen. Wil je toch niets mislopen? Maak dan een apart mapje voor alle nieuwsbrieven aan. Of laat ze in een privémailbox terechtkomen.

4. Beperk het aantal gegroepeerde verzendingen

Het is vaak heel handig als je een mail via een verzendlijst meteen naar meerdere collega’s tegelijk kunt sturen. Maar als deze lijsten te groot zijn, krijg je langs deze weg een pak mails die je aandacht niet nodig hebben. Stel dat je een mail naar dertig gegroepeerde contacten verstuurt, dan loop je het risico dat dertig mensen je een antwoord zullen sturen. Soms is dat een simpele “Oké!”, maar dat zijn weer enkele clicks die eigenlijk niet nodig zijn.

Denk je dat sommige collega’s eigenlijk geen baat hebben bij je bericht? Neem hen dan niet op in je verzendlijst. Zo bespaar je jezelf de kans dat ze bijvoorbeeld om uitleg zouden vragen en uiteindelijk help je hen zelf ook om hun eigen mailbox te beheren.

5. Stel automatische antwoorden in

Ga je op vakantie en ben je bijgevolg een tijdje niet in staat om je mails te beantwoorden? Stel dan een automatisch antwoord of ‘out-of-office’ in. Op die manier weten de verzenders dat ze niet meteen een antwoord hoeven te verwachten. Zo laat je je mailbox op vakantie in elk geval thuis.

Automatische antwoorden kunnen ook heel handig zijn wanneer je het druk hebt. Ben je bijvoorbeeld een hele dag in een vergadering, een opleiding of op bezoek bij klanten? Laat dan automatisch weten dat de verzender van een mail tot morgen moet wachten.

6. Maak in je agenda tijd voor je e-mails

Wat je ook doet, mails zullen altijd wel in overvloed blijven binnenstromen. Daarom is het ook een goed idee om dagelijks in je agenda tijd te voorzien voor het behandelen van nieuwe berichten. Een moment waarop je dus niets anders plant en je je volledige mailbox even opkuist. Je kiest uiteraard zelf wanneer dit het best uitkomt, maar wij raden je de voormiddag aan. Op die manier begin je met een propere lei aan de nieuwe werkdag.

Wat we zeker afraden, is je mails op het einde van de dag te behandelen. Op die manier neem je alles mee naar huis. Er zitten vast een paar berichten tussen die je de rest van de avond of, erger nog, het hele weekend zullen bezighouden. Uiteraard geldt dit niet voor cruciale mails die je aandacht zo snel mogelijk verdienen. Vandaar dat het systeem met mapjes uit puntje 2 ideaal is om de belangrijkste berichten te filteren.

7. Verzorg de inhoud van je eigen mails

We zouden bijna het belangrijkste aspect van een e-mail vergeten: de inhoud. Als je er zelf voor zorgt dat je mails inhoudelijk goed zitten, dan zal je veel minder berichten met bijkomende vragen ontvangen. Wees dus zo duidelijk mogelijk om te vermijden dat er zich een ketting van vragen en reacties kan vormen. Hieronder lees je enkele tips over hoe je de perfecte mail schrijft:

• Stel alle vragen waar je mee zit en maak duidelijk welke informatie je nodig hebt. Maak het de ontvanger gemakkelijk en gebruik een lijstje met bullet points. Op die manier is meteen duidelijk wat er in het antwoord op je mail moet staan en hoef je met een beetje geluk dus geen bijkomende mails meer te versturen.
• Gebruik eenvoudige woorden en probeer korte zinnen te vormen. Een mail hoeft zeker geen literair meesterwerk te zijn. Het is daarentegen de kunst om alles zo kort en duidelijk mogelijk te formuleren.
• Een lange brok tekst is niet gemakkelijk om te lezen. Breek je zinnen zoveel mogelijk op in korte alinea’s. Dat maakt het leven van de ontvanger veel eenvoudiger en de kans is kleiner dat hij/zij vragen vergeet te beantwoorden.
• Neem je tijd om iedere mail na te lezen voor je op ‘verzenden’ klikt. En kijk ook goed na of je het bericht wel naar de juiste ontvangers stuurt.

Nog meer tips nodig? In deze blog leggen we uit hoe je een goede zakelijke mail opstelt.

8. Utilisez des mots-clés dans vos objets

Ook de titel van een mail verdient even je aandacht. Niet alleen voor de ontvanger is een goed onderwerp belangrijk, je zal je mail gemakkelijker terugvinden wanneer je later nog iets moet opzoeken. Kies daarom voor een heel herkenbare term of sleutelwoord. De eenvoudigste oplossing is uiteraard een woordje dat naar de inhoud van het bericht verwijst.