4 voorwaarden van een geldige elektronische factuur

Over de voordelen van de elektronische factuur hebben we het op deze blog al eerder gehad. Kort samengevat mag u er van op aan dat elektronische handiger, sneller en duidelijker zijn dan hun papieren broertjes. Overschakelen op elektronische facturatie is voor ondernemers en zelfstandigen dus echt wel zinvol. Dat betekent natuurlijk niet dat u zomaar in het wildeweg elektronische facturen kunt gaan uitsturen. Volgens de wet zijn er immers enkele specifieke voorwaarden waaraan zo’n “e-invoice” moet voldoen. 

1. Authentiek

   De “authenticiteit van de herkomst” van de factuur moet gegarandeerd zijn. Dit wil zeggen dat iemand die een factuur stuurt, moet kunnen aantonen dat het wel degelijk hij of zij was die deze factuur heeft uitgereikt. Ook de afnemer moet kunnen aantonen dat de ontvangen factuur van de desbetreffende leverancier komt. Vroeger werd deze waarborg geleverd door een elektronische handtekening of door te werken met een EDI-systeem (Electronic Data Interchange, een systeem om bedrijfsdocumenten uit te wisselen). Dit is echter niet meer verplicht. Als u vandaag een belastingcontrole krijgt, mag elk betrouwbaar controlespoor gebruikt worden om deze authenticiteit aan te tonen. 

2. Integer

   Ook de “integriteit” van de factuur moet gegarandeerd zijn. Dit betekent dat de factuur geen enkele wijziging mag ondergaan hebben, want dat staat gelijk aan fraude. De simpelste manier om dit te bekomen, is door de factuur in PDF-formaat te sturen. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een Word-document is het immers lastig (maar niet onmogelijk…) om een PDF nog te veranderen nadat deze opgesteld werd. 

3. Leesbaar

   De gegevens van een factuur (naam, adres, btw-nummer, …) moeten duidelijk leesbaar zijn op papier en op een scherm, zonder dat daar buitensporig veel moeite voor gedaan moet worden. Berichten uit het EDI-platform, XML-berichten of gelijkaardige gestructureerde berichten worden niet beschouwd als leesbaar (ze kunnen wel omgezet worden naar een leesbaar formaat). Het is uiteraard ook de bedoeling dat de leesbaarheid van die facturen in de toekomst gewaarborgd blijft, ook al verandert de technologie. 

4. Aanvaarden

   De ontvanger van een e-factuur moet die factuur aanvaarden, d.w.z. praktisch in staat zijn om die factuur te ontvangen. Die aanvaarding moet niet expliciet in een document gebeuren. Het betalen van een eerste elektronische factuur wordt als beschouwd als een teken dat uw klant zulke facturen “aanvaardt”. 

Nog vragen?

Heeft u nog vragen over elektronisch factureren? De overheid heeft een handig webportaal opgezet met een uitgebreide FAQ (Frequently Asked Questions). Een goede kans dat u het antwoord op uw vraag daar kunt vinden.