Time tracking voor gevorderden

Zelfstandigen in de dienstensector houden hun werkuren bij om ze aan uurtarief door te rekenen aan hun klanten. Ook voor jezelf is het interessant om te weten hoe lang een specifieke taak duurt en wat je tijd dus exact opbrengt. Als je niet volgens uurtarief werkt en een vast bedrag op een tijdverslindende taak hebt geplakt, kan dat wel nadelig voor jou zijn.

Hypothetisch kan je meer tijd – en geld – in een project steken dan het uiteindelijk opbrengt. Wat de reden ook is waarom je tijd zou meten in je onderneming: een automatische time tracker op lopende projecten is de meest accurate manier om die te registreren. Time trackers zijn overigens niet alleen geschikt voor freelancers en kleine ondernemingen, je kan ze ook persoonlijk gebruiken.

Een correcte registratie van je werkuren zorgt voor een correcte facturatie achteraf. Je moet niet meer gissen hoeveel uren je aan een bepaalde taak hebt gespendeerd, laat staan dat je gele Post-It’s met turfstreepjes uit je prullenmand moet vissen. Hoe accurater je je tijd kan inschatten, hoe professioneler de indruk die je nalaat bij je klanten (hou het wel een beetje redelijk, niemand krijgt graag een factuur tot op de seconde). Maar ook voor jezelf: als jij weet hoe je je tijd doorbrengt, kan je slimmere beslissingen maken in je onderneming.

Bijna alle tracking apps registreren tijd in real time. Net zoals een schaakklok, start die aan het begin van een taak en kan je naar believen pauzeren of stoppen. De beste apps laten toe om dit achteraf te corrigeren. Je klant hoeft toch echt niet te betalen voor de lunchpauze of de sanitaire break die je per ongeluk hebt meegeteld? En hoewel de meeste tellers ontworpen zijn voor individueel gebruik, kan je met sommige van deze trackers ook de prestaties van je team volgen.

1. Toggl

Als je een time tracker nodig hebt, maar je wil er liever niet voor betalen, is dit je eerste keuze. Als je er wél wil voor betalen, wat ook kan, krijg je toegang tot een ongeziene reeks mogelijkheden: je kan bijvoorbeeld samenwerken met teamgenoten en krijgt tijd verslagen in je mailbox.

Toggl is handig omdat je de timer meteen kan laten lopen, zonder eerst een waslijst aan informatie in te voeren. Dat kan altijd achteraf. Je kan het programmaatje installeren als browserextensie, op andere platformen of zelfs in apps als Google Docs of G Suite. De rode Toggle knop herinnert je er met plezier aan dat je aan het werken bent.

Ontdek meer op: toggl.com

2. Harvest

Harvest is een aanrader voor teams. Je kan het ook individueel gebruiken, maar de tool begint echt te schitteren als het een collectieve taak kan analyseren en opvolgen. Iedereen in je team kan zoveel instanties van Harvest installeren als hij of zij wil – op de desktop, als browserextensie, in mobiele apps – en alle informatie komt mooi toe op het controlepaneel van de administrator. Ook als teamleden niet online zijn, telt Harvest verder.

Ontdek meer op: Harvest

3. Desktime

Ook erg handig om de tijds activiteiten van je team op te volgen, is deze Desktime. Je monitort dagelijkse activiteiten, afwezigheden, vakanties en overuren en je krijgt een helder beeld van de workflow in je organisatie. De rapportering van de gewerkte uren kan je helemaal naar je hand zetten, zodat je klanten perfect op de hoogte zijn van de hoeveelheid werk die in een bepaalde periode verzet wordt.

Ontdek meer op: Desktime

We wensen je zo weinig mogelijk tijdverlies!