Welke videochat-app gebruik je het best voor vergaderingen?

Sinds 2020 zijn videochatten en -vergaderen enorm populair geworden. Ook vandaag nog zijn vergaderingen en andere afspraken op afstand het nieuwe normaal en werkt deze nieuwe manier van samenwerken prima. Aangezien je dus bijna niet meer zonder kan werken, is het belangrijk om de videochatapplicatie die je bijna elke dag gebruikt zorgvuldig te kiezen. Om je te helpen de juiste keuze te maken, zetten we hieronder enkele van de populairste videochat-apps op een rijtje.

1. Google Meet

De videochat-app van Google is zonder twijfel de beste gratis oplossing op de markt. In slechts een paar jaar tijd heeft Google zijn platform aanzienlijk verbeterd om het completer en gebruiksvriendelijker te maken. Google Meet heeft een aantal serieuze argumenten in petto om je te overtuigen. Ten eerste biedt de applicatie alle basisdiensten van een videogespreksdienst: persoonlijke berichten, veilig bestanden delen en natuurlijk videochat.

Maar bovenal zit de kracht van Google Meet in het feit dat de dienst alle Google Workplace tools integreert: Gmail, Google Drive, Google Agenda en de volledige Google Docs, Sheets, Slides en Forms suite. Als je van de Google-omgeving houdt, is Google Meet dan ook perfect voor jou, omdat je alles kan synchroniseren en terugvinden op één plek. Een praktisch voorbeeld: als al je collega's Google Agenda gebruiken, kan je een Google Meet-link toevoegen aan een vergaderslot zodat alle deelnemers heel gemakkelijk aan de vergadering kunnen deelnemen. Google Meet kan worden gebruikt op je computer, maar ook op mobiele apparaten.

2. Zoom

Zoom is één van de populairste videochatdiensten binnen de bedrijfswereld. Eén van de sterktes van de app is dat zowel grote als kleine bedrijven hem kunnen gebruiken. Met de gratis versie kan je onbeperkte één-op-één vergaderingen en vergaderingen met maximaal 40 personen starten. Die laatste zijn echter beperkt tot 40 minuten. De betaalde versie daarentegen werkt voor vergaderingen met maximaal 1.000 deelnemers, afhankelijk van het gekozen prijsplan. Zoom biedt verschillende pakketten aan om aan al je behoeften te voldoen. Zo vind je zeker het pakket dat het best bij jouw bedrijf past.

Natuurlijk biedt de betaalde versie ook nog meer functies, zoals de mogelijkheid om Zoom te synchroniseren met je agenda. Toch biedt ook de gratis versie nog steeds alles wat je nodig hebt om goed te werken: opnemen van vergaderingen, scherm delen en veilig bestanden delen. Ook op vlak van beveiliging scoort Zoom goede punten. In 2022 integreerde de dienst end-to-end encryptie in zijn platform.

Met andere woorden, alle vergaderingen, gesprekken en andere uitwisselingen zijn via Zoom 100% veilig! Een belangrijk aspect voor elk bedrijf. Kortom, Zoom is een uiterst complete en veilige dienst die je helpt om productief te zijn, of je nu op kantoor bent of thuis.

3. Webex Meetings

Webex Meetings is een minder bekende videochatsoftware, maar wel eentje die bijzonder handig is voor kleine, middelgrote en grote bedrijven. Webex Meetings heeft een gratis versie, maar deze is vrij beperkt in mogelijkheden. De betaalde versies daarentegen zijn veel uitgebreider en bieden een aantal zeer interessante functies voor je bedrijf.

Zo is er bijvoorbeeld de functie "Bel mij", waarmee elke gast via zijn telefoon kan deelnemen aan een vergadering. Dat is vooral handig voor werknemers die onderweg zijn en niet op de traditionele manier aan een vergadering kunnen deelnemen.

Uiteraard is het ook met Webex Meetings mogelijk om alle vergaderingen op te nemen en lokaal of in de cloud op te slaan, polls te lanceren tijdens een vergadering en zelfs een whiteboard te gebruiken om dingen te tekenen en te annoteren terwijl je met je collega's chat. En last but not least kan je ook al je vergaderingen transcriberen, zodat je gemakkelijk toegang hebt tot de notities ervan.

4. Skype

Ook de tijdloze Skype-app kan niet ontbreken in dit lijstje. De software van Microsoft is een echte dinosaurus in de digitale wereld en dit al sinds het ontstaan ervan. Toch is de applicatie erin geslaagd om zichzelf te blijven moderniseren en alle functies te bieden die je nodig hebt om te werken.

En dat ook nog eens helemaal gratis! Toegegeven, Skype werd niet ontworpen met het oog op professioneel gebruik, maar daarom is het zeker niet minder functioneel. Het bewijs: je kan elke vergadering opnemen met automatische ondertiteling, video- en audiogesprekken in HD voeren, schermen delen en telefoongesprekken voeren, zelfs met contacten die geen Skype hebben.

Wat Skype gratis aanbiedt is bovendien vrij uniek: 100 mensen kunnen deelnemen aan een end-to-end versleuteld video- of audiogesprek voor maximale veiligheid. Weinig concurrenten kunnen daaraan tippen. En dat alles op elk mogelijk toestel: smartphone, tablet, computer, webbrowser en zelfs spelconsoles.

5. Microsoft Teams

Tot slot nog een andere Microsoft-toepassing: Teams. Ook deze videochat-app heeft in 2020 naam gemaakt in de professionele wereld. Teams is meer dan zomaar een software voor videoconferenties, het is een werkruimte die samenwerking en real-time communicatie tussen de werknemers van een bedrijf vergemakkelijkt. Bestanden delen, privégesprekken, instant messaging, bestandsopslag, integratie met toepassingen zoals Trello, OneDrive of SharePoint, planning: het kan allemaal met Teams.

Een bijkomend praktisch aspect: het is heel eenvoudig om iemand van buiten je organisatie uit te nodigen voor een vergadering via een simpele link. Deze uitgenodigde gast heeft zo alleen toegang tot het videogesprek en niet tot andere bronnen of documenten.

Met Teams kunnen je medewerkers samenwerken, zelfs als ze mijlenver van elkaar verwijderd zijn. Meerdere mensen kunnen bijvoorbeeld op afstand via Teams aan een Word- of Excel-document werken. Werk je aan een applicatie? Geen probleem, ook het scherm van je mobiele apparaat kan je direct delen in Teams. Kortom, als je op zoek bent naar meer dan alleen een videochatapplicatie, is Teams de ideale oplossing voor jou.