N’oubliez aucun détail quand vous établissez une facture

Avant de commencer votre prestation de service ou avant la livraison de votre produit, vous vous entendez, avec votre client, sur votre prix. Sur le devis, vous indiquez quels services ou produits vous pouvez fournir et à quel prix. Même sur le devis, certaines mentions sont obligatoires: vous devez par exemple indiquer la date et si vous êtes assujettis à la TVA.

Une fois le devis signé par le client, vous êtes tenu(e) de respecter le prix et les conditions qui y ont été déterminés.

Comment établir correctement une facture ?

Une fois votre prestation terminée, c’est l’heure de vous rétribuer ! Pour que vos clients vous paient rapidement, assurez-vous que votre facture a été établie correctement. Un client pourrait refuser de procéder au paiement d’une facture qui n’a pas été correctement établie et, malheureusement, vous ne pouvez pas faire grand-chose contre cela.

Mais qui plus est, pour être en ordre en cas de contrôle fiscal, les mentions obligatoires doivent être indiquées correctement sur toutes vos factures. Le cas contraire, vous pourriez faire face à des amendes substantielles. C’est pourquoi vous devez vous montrer particulièrement attentive ou attentif lorsque vous concevez votre modèle de facture et lorsque vous facturez.

Un bon modèle pour établir vos factures est relativement facile à trouver. En plus, le fait d’utiliser un modèle vous facilitera grandement la tâche au quotidien, car vous pourrez automatiquement remplir les champs. Pour gagnez du temps et recevoir rapidement vos paiements, pourquoi ne pas créer vos factures numériquement et les stocker dans le cloud ?

À vrai dire, la seule chose dont vous avez besoin, c’est d’une connexion internet. Grâce à Bizz Office, vous profitez d’une connexion internet illimitée et un accès gratuit aux Wi-Fi Hotspots. Vos factures ? Accessibles partout et en tout temps !

D’abord, quels éléments doivent figurer sur votre facture ?

Certaines mentions sont obligatoires :

• La mention « Facture ».
• Le nom de votre entreprise, éventuellement votre logo.
• La forme juridique de votre société : entreprise individuelle, société anonyme (S.A.), société à responsabilité limitée (SPRL)…
• L’adresse de votre entreprise.
• Votre numéro de compte bancaire.
• Votre numéro de TVA : la plupart des entrepreneurs sont soumis à la TVA. Le numéro de TVA est le même numéro qui vous a été attribué par la Banque-Carrefour des Entreprises, précédé de la mention « BE ». Notez que votre numéro de TVA doit d’abord être activé.

Ce que vous ne devez pas oublier

Les éléments mentionnés précédemment doivent figurer par défaut sur l’ensemble de vos factures, mais vous ne devez pas oublier d’autres éléments. Ceux-ci varient de facture en facture.

• Les coordonnées de votre client : le nom officiel, l’adresse et le numéro de TVA du client à qui la facture est adressée.
• La date de la facture et de la livraison.
• Un numéro de facture : il est important que la séquence de vos factures soit logique. Vous n’avez pas à commencer par 1, mais veillez à ce que la suite logique puisse être comprise par l’inspecteur des impôts en cas de contrôle. Choisissez votre système de numérotation et tenez-vous-y.
• La description du service ou du produit vendu : elle doit bien sûr correspondre à ce que vous avez écrit dans le devis, s’il y a lieu.
• Le prix : quel est votre tarif par heure, par produit, par service ? Combien de temps facturez-vous pour cette prestation ou combien de produits ont été livrés ? Le montant total s’applique hors TVA.
• Le taux de la TVA : cela dépend de votre activité. En Belgique, les taux de TVA sont de 6 %, 12 % ou 21 %. Indiquez-le clairement le montant qui s’applique pour vous. Éventuellement, vous devez indiquer l’exonération de TVA sur une facture.
• Le prix total : le montant TTC que le client doit payer doit aussi être indiqué.

Les mentions complémentaires : quelques bonnes idées

Si vous avez mentionné tous les éléments cités plus haut sur vos factures, vous êtes en règle d’un point de vue légal. Vous pourriez toujours ajouter certains autres éléments pour compléter vos factures.

• La date d’expiration : pour inciter votre client à payer sa facture à temps, vous pouvez ajouter une date d’expiration ou un délai de paiement. Le délai le plus fréquent se situe entre 14 et 30 jours.
• Les conditions générales : de tels éléments peuvent figurer au verso de votre facture.
• Sur votre facture, vous pouvez également remercier votre client pour sa bonne collaboration. Cela donne un ton positif à vos factures et incitera peut-être vos clients à travailler plus souvent avec vous !

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