Qu’est-ce que Google Drive et comment synchroniser vos documents et fichiers ?

En tant qu’indépendant ou entrepreneur, Google Drive est véritablement un compagnon de travail qui vous facilitera la vie au quotidien. Ci-dessous vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir sur Google Drive, cet outil de partage de fichiers dans le cloud.

Qu’est-ce que Google Drive ?

Comme son nom l’indique, Google Drive est un service proposé par Google vous permettant de stocker gratuitement 15 Go de fichiers dans un espace de stockage sur le cloud. Cet espace de stockage est accessible depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Si les 15 Go de la version gratuite ne vous suffisent pas, vous pouvez opter pour la version payante qui vous permet de bénéficier jusqu’à 30 To supplémentaires.

Mais ce n’est pas tout ! Google Drive vous permet d’utiliser la suite des services Google comme Google Docs ou Google Sheet et de modifier n’importe quel document à tout moment et n’importe où à condition d’être connecté à internet. Vous pouvez également autoriser l’accès à votre Google Drive à vos collègues ou amis pour qu’ils puissent accéder à vos fichiers d’une part, mais aussi les modifier grâce aux outils de la suite Google d’autre part. Google Drive est donc extrêmement pratique pour travailler avec vos collègues ou collaborateurs.

Pour commencer à utiliser Google Drive, il vous suffit de vous rendre sur votre navigateur internet et de vous rendre sur la page de l’outilNouvelle fenêtre et de vous connecter via votre compte Google. Si vous ne disposez pas d’un tel compte, vous pouvez le créer en quelques secondes. Vous pouvez également télécharger l’application sur votre ordinateur, smartphone ou tablette en cliquant ici.Nouvelle fenêtre

Si Google Drive ne vous satisfait pas, sachez qu’il existe des services similaires comme OneDrive et Dropbox. Pour connaître leurs avantages et inconvénients respectifs, consultez notre article dédié.

Comment synchroniser vos fichiers avec Google Drive ?

La fonctionnalité la plus importante, mais aussi la plus pratique, de Google Drive est sans aucun doute la synchronisation des fichiers. En quoi cela consiste ? C’est simple : vous pouvez utiliser Drive sur votre ordinateur pour que vos fichiers soient synchronisés entre le cloud et le disque dur de votre ordinateur. Très concrètement : si vous modifiez un fichier, un document Google Sheet par exemple, les modifications seront effectives aussi bien sur la version sur Google Drive et celle sur votre disque dur.

Vous l’avez compris, c’est particulièrement pratique puisque vous pouvez ainsi travailler sur un document en étant sûr que vos collègues obtiennent la dernière version de votre document via Google Drive. Vous pouvez ainsi choisir quels fichiers vous désirez synchroniser sans avoir à modifier leur emplacement d’origine pour les placer dans un dossier commun. Alors, comment synchroniser vos fichiers ?

• La première chose à faire est évidemment de télécharger l’application et de vous connecter grâce à votre compte Google personnel ou celui de votre entreprise (cette dernière option est conseillée).
• Quand l’application est téléchargée, vous pouvez y accéder via la barre des tâches de Windows. Cliquez sur la flèche pointant vers le haut en bas à droite de l’écran de votre ordinateur.
• Dans un premier temps, suivez les indications à l’écran pour finaliser l’installation et la configuration de votre compte.
• Cliquez ensuite sur l’engrenage puis sur « Préférences ». En cliquant sur l’onglet « Mon ordinateur portable » situé à gauche de la fenêtre, vous allez pouvoir choisir tous les fichiers de votre ordinateur à synchroniser avec Google Drive.
• Sélectionnez les fichiers à synchroniser et le tour est joué. Pour vérifier que l’opération a fonctionné, rendez-vous sur votre Drive et vérifiez que les fichiers sont bien présents. Vous pouvez même essayer de les modifier pour voir si la synchronisation se fait bien à chaque modification.

Notez également que vous pouvez sélectionner des fichiers présents sur une clé USB ou sur un disque dur externe. L’opération fonctionne aussi dans l’autre sens : si vous cliquez sur Google Drive à gauche de la fenêtre, vous verrez que tous les fichiers de votre drive sont synchronisés par défaut sur votre ordinateur. Vous pouvez décocher cette option si cela ne vous intéresse pas.

Comment retrouver les fichiers synchronisés ?

Une fois que vous avez synchronisé tous les fichiers dont vous avez besoin, il ne vous reste plus qu’à les retrouver dans votre Drive. Encore une fois, c’est très simple. Rendez-vous simplement sur votre Google Drive via votre navigateur. Il faut ensuite vous rendre dans le menu « Ordinateurs » et dans le sous-menu « Mon ordinateur ». Vous y trouverez tous les fichiers synchronisés avec votre PC. Si vous déplacez ces fichiers dans d’autres emplacements de votre Google Drive, ils ne seront plus synchronisés.

Si vous désirez complètement stopper ce processus, le mieux à faire est de dissocier votre compte de l’application Google Drive. Pour ce faire, ouvrez l’application via la barre des tâches Windows et rendez-vous dans le menu « Préférences » puis dans « Paramètres » en cliquant sur l’engrenage. Vous verrez le bouton « Déconnecter le compte ». Cela suffira à arrêter la synchronisation de vos fichiers et le fonctionnement de tous les produits liés à Drive.

Comment partager des dossiers et fichiers ?

Comme nous l’expliquions, Google Drive est un outil formidable pour travailler plus efficacement avec vos collègues et collaborateurs. Ces derniers pourront modifier des fichiers via Google Drive et vous pourrez consulter ces modifications en direct. Mais pour ce faire, il faut autoriser l’accès de votre Drive à vos collègues. Comment faire ?

• Accédez à Google Drive via votre navigateur et connectez-vous.
• Cliquez sur le dossier que vous souhaitez partager.
• Cliquez simplement sur le bouton « Partager ».
• Sous « Utilisateurs », indiquez les adresses e-mail des personnages avez qui vous souhaitez partager les fichiers. Vous avez également la possibilité de définir les droits dont disposeront les personnes en question. Par exemple, vous pouvez décider que les personnes choisies peuvent uniquement consulter le dossier et pas le modifier.
• Cliquez sur « Envoyer » pour finaliser l’opération. Les personnes recevront un mail dans leur boite de réception pour accepter votre invitation.

Au lieu d’envoyer un mail, vous pouvez générer un lien en cliquant sur « Obtenir un lien partageable ». Il vous suffira d’envoyer ce lien aux personnes avec qui vous voulez partager un dossier.